Dynamisk kvalitetsledelse i en autonom kultur

Det lille økologiske landsbymejeri i Thise har skabt et stærkt brand på passion, loyalitet og jysk stædighed. Men for kvalitetschefen var det en udfordring at strømline mejeriets kvalitetsledelse.

I det nordvestlige Jylland – på halvøen Salling, der er omkranset af Limfjordens vande – ligger landsbyen Thise. Og i landsbyen Thise ligger Thise Mejeri, der oprindeligt blev grundlagt i 1887 og videreført som økologisk andelsmejeri i 1988 i et samarbejde mellem en mejerist og en mindre gruppe økologiske mælkeproducenter. Siden da er det lille mejeri blevet Danmarks største producent af økologisk ost og yoghurt. De producerer ost, smør, drikkemælk og surmælk i mange forskellige varianter, der bl.a. inkluderer det islandske surmælksprodukt skyr, smør med sydesalt og Vesterhavsosten, der lagres i mejeriets ostelager ved Bovbjerg Fyr. Og hele produktionen er samlet ét sted: På mejeriet i Thise. For selvom Thise Mejeri agerer på markeder, der domineres af helt store spillere, som alle satser på stordriftsfordele, så fokuserer det lille Thise Mejeri i stedet på at optimere fordelene ved smådrift: Manøvredygtighed og hurtige omstillingsprocesser – kombineret med evnen til at opbygge en stadig strøm af nye nicheprodukter i kompromisløs økologisk kvalitet.

Det fik Thise Mejeri:

IPW Håndbog
IPW eRegistreringer
IPW eFormular
IPW HACCP

IPW Systems har specialiseret sig i webbaserede rammeløsninger til ledelsesrapportering, kvalitetsstyring og produktionsoptimering.

Men mejeriet blev udfordret, da udviklingen pludselig tog fat, og økologien for alvor fik fat i de danske forbrugere. Behovet for nye maskiner og langt flere medarbejdere voksede. Det samme gjorde behovet for kvalitetsstyring. For den del haltede. Thise Mejeri havde godt nok et kvalitetsstyringssystem, men det var omstændeligt og for kompliceret til at være en effektiv grundsten for en organisation i hastig udvikling.

”Det var et system uden templates og skabeloner, så vi skulle selv lave de mest simple ting fra bunden. Det gik vi døde i. Vi prøvede i flere omgange at køre videre med det, og fik også undervisning i at få det godt integreret, men vi sad bare skeløjede tilbage”, husker Jakob Würtz Jensen, der er kvalitetschef ved Thise Mejeri.

Der var ellers ikke mange i produktionen, der havde adgang til systemet. Kun ledelsen brugte det til afvigelser og produktspecifikationer. Alligevel gik det galt, da nogle medarbejdere var begyndt at arbejde i en kopi, mens andre arbejdede i de originale filer. Mejeriet fik også et hak over tuden på deres dokumentstyring i forbindelse med ISO 22000.

”Leverandøren af vores system skulle have relativt mange penge for at tilpasse det, vi havde, så jeg endte med at kigge efter noget andet. Vi havde efterhånden også fået en størrelse, så vi kunne bære sådan en investering, selvom jeg godt vidste, at jeg skulle have økonomidirektøren overbevist, når man kommer med et girokort af en vis størrelse”, siger Jakob Würtz Jensen.

Men det var ikke kun økonomidirektøren, der skulle overbevises. Jakob Würtz Jensen var også selv skeptisk i jagten på et nyt kvalitetsledelsessystem. Da han faldt over en webbaseret, modulopbygget rammeløsning fra software-virksomheden IPW Systems, inviterede han mejeriets IT-chef, Henrik Stisen, med i sine overvejelser.

”Jeg er altid åben for at tage nye ting ind og prøve dem af i produktionen, men det var vigtigt for mig, at det var den rigtige beslutning, vi traf på det her. Måske fordi jeg har kæmpet sådan med det gamle system. Henrik så imidlertid store muligheder i softwareløsningen, og det fik vi også hurtigt bekræftet at der var”, fortæller Jakob Würtz Jensen.

 

Syn for sagen

Da Thise Mejeri tog sit nye kvalitetsledelsessystem i brug, blev der slukket på knappen på det gamle. Medarbejderne ville starte på en frisk, og allerede i løbet af 2-3 måneder var mejeriet kommet meget langt. Mejeriet har nu al dokumentation samlet ét sted, der er ca. 30 brugere, og fordi systemet snakker sammen med deres ERP-system, er grundlaget for korrigerende handlinger på plads.

”Vores nye kvalitetsledelsessystem har vist sig at være lidt af en schweitzerkniv for os. Når vi mødes i ledergruppen, medbringer jeg afvigelsesrapporter og trendanalyser, så vi kan evaluere og handle på de udfordringer, der altid er. Vi vidste selvfølgelig godt før, at der var ting, det var galt med, men nu har vi fået endnu mere syn for sagen. Næste skridt er, at vi lægger alle vores instruktioner ind, men det ser jeg som den nemme del. Der er god vejledning på, hvordan vi gør, og det er til at gå til”, siger Jakob Würtz Jensen og fortsætter:

Jakob Würtz Jensen
Kvalitetschef

  • Kvalitetschef ved Thise Mejeri siden 2007
  • Uddannet mejerist og mejeritekniker. Suppleret med masteruddannelser på Københavns universitet.
  • Bor i Viborg

Thise Mejeri har slidt sin del af kvalitetschefer op på grund af den autonome kultur, men kvalitetschef Jakob Würtz Jensen har haft succes med at indføre nye rammer.

”Noget af det jeg glæder mig til er, når vi er klar til at lægge små videoer ind på vores instruktioner. Det forventer jeg mig meget af, for det kan virkelig være svært at forklare, at ”så tager du den her dut og løfter op og vasker af … og så videre.”. Den slags er supernemt at vise med en video, og det er også supernemt at få lagt på. Medarbejderne render jo i forvejen rundt med mobiltelefoner.”

Det nye kvalitetsledelsessystem er ikke den eneste følgevirkning af den store efterspørgsel, Thise Mejeri har oplevet gennem de seneste 10 år. Man har også stort fokus på organisationsudvikling, hvor en ekstern konsulent blandt andet har bidraget til at udvikle fælles værdier og definere et fælles DNA gennem fællesmøder, fokusgrupper og 1:1 samtaler. Sideløbende med det er mejeriet i gang med at implementere et vareflow-system, hvor automatisk registrering af varemodtagelse, lager, produktion og forsendelse er med til at give et nøjagtigt realtidsoverblik over produktiviteten på mejeriet. Og der er mange varebevægelser at holde styr på. Alene på råmælk opererer Thise Mejeri med hele 13 forskellige slags råmælk, som skal holdes adskilt. Mælken hentes på gårdene om formiddagen, hældes på karton om eftermiddagen, og står ude i butikken næste morgen.

”Vi har en ret autonom kultur, hvor der ikke er langt fra tanke til handling. Derfor er vi gode til at tage nye ting ind, men det har på den anden side også slidt mange kvalitetschefer op, for det bliver aldrig et system, der bestemmer, hvordan vi arbejder på Thise Mejeri. Vi vil hellere køres over af en traktor. Så mit afsæt har været at sætte strukturen og rammerne for den blævrende masse. Så kan folk give den gas inden for dem.”, griner Jakob Würtz Jensen.

Han glæder sig over, at det viste sig muligt at finde et brugertilpasset kvalitetsledelsessystem, der var så fleksibelt at han kunne lykkes med sin ambition. Og at man samtidig kan arbejde med det uden at have en datamatikeruddannelse, som han siger.

”Vi kan nemt lave småjusteringer uden at ødelægge historikken. Vores produktionschef fik fx en idé med at lave risikovurdering på afvigelser, og så oprettede vi bare det. Superfedt. Vi har også fået et felt med omkostninger på afvigelser. Så kan vi trække på, hvor meget den enkelte afvigelse har kostet. En anden ting der er smart er, at vi kan sende afvigelsesrapporter videre. Tit bliver den vippet videre gennem 3-4 medarbejdere i forskellige afdelinger. Det kan sagtens køre lidt på kryds og tværs, og det giver stor værdi. Og videndeling”, konstaterer Jakob Würtz Jensen.

Han hæfter sig ved, at software-leverandøren har været god til at forventningsafstemme, hvad systemet kan og ikke kan. Især det sidste har han sat pris på.

”Når man skal sælge et nyt system ind internt, har det været rart at vide præcist, hvad vi har købt. Jeg var meget optaget af at få folk med for ikke at trække noget ned over hovedet på dem – blandt andet ved at holde små workshops over nogle gange. Så har jeg kastet det op på storskærmen, og vi er gået det igennem helt nede på jorden, så de kunne se, hvad fordelen var for dem. Også for økonomiafdelingen og salgsafdelingen, hvor systemet også kan skabe værdi.”

Den autonome, meget tillidsbaserede kultur, hvor man stoler på og inddrager medarbejderne, spejler sig i, at mange af dem har arbejdet på Thise Mejeri gennem mange år. Også selvom screening før en nyansættelse ofte er begrænset til, at man kender hinanden nede fra fodboldklubben.

”Det er ikke mange virksomheder, der blomstrer SÅ meget op som Thise Mejeri har gjort. Og det er heller ingen selvfølge, at der er et mejeri her. Så det hele er ret unikt, og det er vi alle sammen bevidste om. Vi er lidt som den stædige humlebi, der klarer sig mod alle odds. Som vores mejeribestyrer siger: ”Det her mejeri vil være det største mejeri – i hvert fald her i byen!”

System support Spørgsmål til produkter mm.