Dokumentskabeloner fra IPW hos Tetra Pak

Tetra Pak sparer 50 min. pr. dokumentoprettelse med deres IPW løsning.

I 2012 stod Tetra Pak overfor en udfordring: de skulle finde en ny måde at oprette dokumenter på. Folk kunne ikke finde det, de skulle bruge, og de daglige brugere oplevede systemet med excel-filer som teknisk svært. Løsningen, som blev bygget op i deres IPW system, har medført, at det i dag tager måske et minut at finde et dokument, og de har fået en bonus med en besparelse på 50 minutter pr. dokumentoprettelse.

Når brugerne ikke er it-brugere.

”Hvis folk ikke kan finde, hvad de skal bruge, fungerer systemet ikke. Derfor gik vi i gang,” starter Ronni Høy, der er QA Assistent hos Tetra Pak og har været tovholder på et projekt, hvor de skulle finde en ny måde at oprette dokumenter på: ”Desuden ville den gamle måde med tilkobling af en excel-fil samt billede ikke længere blive understøttet teknisk.

Så vi skulle i gang. Første skridt blev en snak med operatørerne, som er vores daglige brugere”. ”Her kom det frem, at de havde problemer med at bruge excel – og faktisk også mange af de andre Microsoft Office-produkter. De var for komplicerede for dem. Operatørerne er jo ikke vant til at arbejde med it. Det viste sig imidlertid, at størstedelen fint kunne finde ud af internettet, og IPW’s løsning er jo et browser system,” fortæller Ronni.

Nu sker arbejdet i ét dokument

Udviklingsarbejdet begyndte. ”Vi tog alle de standarder, vi havde, i de her excelskabeloner og gik dem igennem. Jeg lavede nogle udkast til operatørerne og havde korrespondance med IPW om, hvordan det her kunne lade sig gøre,” forklarer han og fortsætter: ”Her fandt vi frem til, at vi ville arbejde direkte i IPW og oprette standarden derinde. På den måde er det eneste, du skal, at hente det billede, du vil have lagt ind i standarden. Som det var før, var det meget knoklearbejde; det var ikke kun arbejde i ét dokument. Du skulle gemme dokumentet som en php-fil og i IPW og så huske at uploade det det rigtige sted. Det var simpelthen for kompliceret for vores operatører. Og det tog for meget af min tid at hjælpe dem”.

50 minutters besparelse.

Modtagelsen af de nye dokumentskabeloner gik rigtig godt. Som forberedelse lavede Ronni Høy en test på, hvor lang tid det tog, en operatør at lave en standard på den gamle måde og på den nye måde. Der var op til 50 minutters forskel. ”Det var en god gevinst. Hvis jeg nu siger, de har 4 timer om dagen til at lave de her standarder, så tager det jo ikke lang tid at regne ud, at de så kun ville kunne lave 4 i løbet af en dag. Det fortalte jeg, da de skulle i gang med de nye skabeloner. Jeg lagde hovedet på blokken og sagde, at det ville blive 10 gange nemmere, mere tidsbesparende, at deres frustrationer ville forsvinde, og at de ville få træning i, hvordan de skulle oprette. At de problemer, de hidtil havde oplevet, ikke ville være der, når de nye dokumentskabeloner var implementeret”.

Den største gevinst.

Selv med de 50 minutters besparelse er den største gevinst for Tetra Pak imidlertid, at dokumenterne nu er nemme at finde for operatørerne. Der er lavet et område i IPW systemet, hvor dokumenterne ligger, så nu bliver de også lagt de rigtige steder. Ronni forklarer: ”Selv hvis man ikke kan huske, hvordan man gør, tager det måske kun et minut at finde standarden”. Tetra Pak har 5 forskellige slags standarder, der er tilpasset specifikt til rengøring, inspektion, smøring, som er det, du gør på daglig basis på maskinen. SOP – en standard operating procedure – som du skal bruge, hvis du for eksempel skal have skilt et eller andet ad eller tjekke noget. Det er mere en ét-trins forklaring.


Udsnit af en SOP (Standard operating procedure)

Derudover findes der en EPL, som er forklaring på, hvordan noget skal være; det er egentlig bare et billede af, hvordan det ikke skal være, og et billede af, hvordan det skal være. For eksempel hvor noget skal stå og ikke. ”Dem har vi en del af. Det er også de eneste, vi har hængende rundt omkring. Vi har billeder til det hele, de siger mere end 1.000 ord. Vores operatører er rigtig gode til at tage billeder, der siger noget”.


Eksempel på EPL-dokument, der hænger i produktionen dér, hvor de skal bruges

Orden på dokumenter og styr på opdatering.

Hos Tetra Pak holder de øje med udviklingen af dokumenter og har selvfølgelig en procedure i forbindelse med de eksterne auditer. Derudover får de besked fra IPW med opdateringer og versioneringer, hvilket kræver, at de vurderer, om det er noget, de har brug for. Dertil kommer også forskellige krav fra ISO mv.

Her forklarer Ronni: ”Når dokumenter skal revideres, skriver jeg ud til dem, der står for dokumenterne, at de skal revideres inden den og den dato. Det er den nemmeste måde for os. Vi har mange standarder til at ligge i systemet, også mange dokumenter generelt, som ikke bliver brugt mere. De sidste 5 år vil jeg gætte på, at jeg har slettet 20-100 filer fra systemet. Det skyldes selvfølgelig, at operatørerne i starten ikke var helt sikre på, hvordan de skulle bruge systemet. Derfor ligger der dubletter, op til 43 af den samme standard”.

Næste fokuspunkt

Med den succesfulde implementering af dokumentskabelonerne er det nu ved at være tid til næste skridt i udbredelsen af IPW løsningen, og her fortæller Ronni Høy: ”Vi skal fokusere på den administrative del. Alle vores processer skal være nemmere at finde deri. Vores administration skal bruge systemet på en mere daglig basis. Og vi har mange ting, vi skal have lagt ind i systemet”.

 

Casestory Tetra Pak - forside (1)
Hent og læs casen som PDF her

Mere information?

Vil du gerne høre, hvordan I kan bruge dokumentskabeloner hos jer, så kontakt Michael eller Anita.

Er du nysgerrig på mere information om Tetra Pak? Se her.

System support Spørgsmål til produkter mm.