Vestfrost Solutions
Vestfrost er kendetegnet af, at medarbejderne er her i mange år. Viden sad på rygraden, meget var ikke nedskrevet, og opbygningen i vores ledelsessystem var overvejende ISO-formalia. Efter oprydningen er IPW blevet en reel rygsøjle i organisationen – og vi har fået et langt bedre samarbejde.
IPW var i mange år mere et sted, hvor vi placerede dokumenter til ISO-audit end et system, som understøttede dagligdagen. Intranettet var indgangsvinklen, og nyheder var opdaterede – men medarbejderne kunne ikke gennemskue, hvor ting lå, og havde ikke ejerskab over indholdet.
Ikke et nyt ledelsessystem, men en ny måde at bruge IPW
Med IPW som facilitator fik vi samlet repræsentanter fra alle afdelinger og afklaret: Hvad er vigtigt for os? Hvordan gør vi det let at bruge? Det primære oprydningsarbejde var at lave en ny forside og få klarhed over forskellen mellem dokumentstyring og processer. Anne fra IPW opsatte den første afdeling og nogle workflows, og derfra byggede vi selv resten og konverterede Word-filer fra et andet system til IPW-styrede dokumenter.
Med IPW som facilitator fik vi samlet repræsentanter fra alle afdelinger og afklaret: Hvad er vigtigt for os? Hvordan gør vi det let at bruge? Det primære oprydningsarbejde var at lave en ny forside og få klarhed over forskellen mellem dokumentstyring og processer. Anne fra IPW opsatte den første afdeling og nogle workflows, og derfra byggede vi selv resten og konverterede Word-filer fra et andet system til IPW-styrede dokumenter.
Overskuelig oprydning. Stor virkning.
Projektet viste sig at være nemmere at komme i gang med og mere overskueligt, end vi havde frygtet. Anne besøgte os 4-5 gange, vi havde et par sparringsessions, og så har jeg brugt IPW support-siden rigtig meget. Undervejs holdt vi nogle korte træningssessions for medarbejderne i, hvordan de selv opretter og vedligeholder indhold. Vi lagde kortene på bordet: Hvis der er noget, I ikke kan finde, må I komme – og der har ikke været én eneste. Enkelte har ville forfine eller tilføje noget, og det har vi så gjort.
Projektet viste sig at være nemmere at komme i gang med og mere overskueligt, end vi havde frygtet. Anne besøgte os 4-5 gange, vi havde et par sparringsessions, og så har jeg brugt IPW support-siden rigtig meget. Undervejs holdt vi nogle korte træningssessions for medarbejderne i, hvordan de selv opretter og vedligeholder indhold. Vi lagde kortene på bordet: Hvis der er noget, I ikke kan finde, må I komme – og der har ikke været én eneste. Enkelte har ville forfine eller tilføje noget, og det har vi så gjort.
