Fra oldschool kvalitetsstyring til papirløs kvalitetsledelse

Rosendahls er historien om, hvad der sker, når et hæderkronet trykkeri og en stædig kvalitetschef digitaliserer traditioner og arbejdsgange på rekordtid.

På et trykkeri i Esbjerg traf man for tre år siden et valg. Rosendahls´ produktion skulle samles under ét tag, så al produktion i Albertslund blev nedlagt, og håndværkerne gik i gang med at udvide domicilet i Esbjerg. Da byggestøvet lagde sig, fik virksomheden ny kvalitetschef. Han stod ansigt til ansigt med et tungt og ufleksibelt kvalitetsstyringssystem, en kort deadline på konvertering til ISO 9001 2015 og ISO 14001 2015, og ambitioner om at få endnu flere kunder på i Life science pharma segmentet. Selv blev han hurtigt klar over, at vejen frem var digitalisering – men er det realistisk at opnå papirløs kvalitetsledelse på bare seks måneder?

 

Rosendahls – kort fortalt:

  • Rosendahls har været ISO9001 certificeret siden 1993. De er også ISO14001, EMAS, FSC, CO2 neutral og Svanen certificeret.
  • Rosendahls har produktion i Esbjerg og afdelinger i Odense, Ålborg, Holbæk og København.
  • Produktion kører 24/7 og omfatter ca. 100 medarbejdere. Virksomheden har i alt ca. 160 medarbejdere.
  • Rosendahls har opkøbt ca. 10 trykkerier gennem de seneste 15 år.
  • Mikael Karstensen er uddannet produktionsteknolog og har arbejdet med kvalitet, miljø, sikkerhed og arbejdsmiljø siden 2007. Udover papirbranchen har han i 10 år været kvalitets- og miljøchef i stålbranchen med produkter til den maritime-, kemiske-, kraftværks- og atomindustri world wide.

– Da jeg kom til Rosendahls, stod alting i ringbind. Selve løsbladssystemet var der som sådan intet i vejen med. Det fungerede, og der var styr på det. Men det var fuldstændig umuligt at håndtere. Vi sad der og skrev rundt med opdateringer, som skulle sættes ind i tykke ringbind på hver eneste af vores lokationer. Det var som at stå på det største bjerg af information og på bunden af en digitaliseringskrise. Vi var nødt til at sadle om, siger Mikael Karstensen, kvalitets-og miljøchef ved Rosendahls.

Det mest kritiske problem var registrering af afvigelser. I forhold til antal ordrer oplever Rosendahls forsvindende få afvigelser, men der blev brugt oceaner af mandetimer på registrering af dem, der var.

– Afvigelser blev skrevet på papirark ude i hele organisationen, som derefter blev registreret i administrationen og sendt med post til den aktuelle afdeling, på kryds og tværs af bælterne. Det i sig selv er tungt, men vi kunne heller ikke se i dybden: Hvad var årsagen til afvigelsen?, fortæller Mikael Karstensen.

En god idé, men …

Nedtællingen på sidste frist til konvertering af nye ISO-standarder var også i gang, og den nyslåede kvalitetschef havde ikke lang tid til at stikke en finger i jorden og lave lidt internt lobbyarbejde for at få hele organisationen med på ideen om et nyt kvalitetsledelsessystem.

– For mig var det ikke nervepirrende, at vi havde en tidsplan, der var 5 minutter over for sent. Det væsentlige var, at ledelsen og alle medarbejderne bakkede op om at digitalisere vores processer. Her skal man som kvalitetsansvarlig forholde sig til, at der er tale om en kulturændring, så det er afgørende at lytte. Men samtidig må man sige ”Hør, jeg kan gøre jeres arbejde lettere. Med et nyt, fælles system kan I se, hvad der sker med afvigelser sidenhen. I kan finde, hvad I skal bruge. Og der ligger ikke gamle dokumenter rundt omkring på hver jeres PC”, siger Mikael Karstensen.

Turbo på alle parametre

Handlingsplanen var enkel: Han SKULLE lykkes med at finde et kvalitetsledelsessystem, som alle kunne bruge, og som matcher Rosendahls de næste mange år. For at få overblik lavede han en sammenlignende opstilling på alle de systemer, han faldt over.

– Det var ikke et svært valg. IPW havde det, vi skulle bruge. Vi fik tilgang til systemet 1. januar 2018. Vi var 5 medarbejdere på tværs af værdikæden, som lagde alt det ind, vi havde, for fulde gardiner. Vi lagde også meget nyt ind. Når man involverer en planlægningschef, en pladeudskyder, en indkøbskoordinator, en QC-medarbejder og en kvalitetschef, kommer der mange gode ideer på bordet!

Mikael Karstensen og hans værdikædeteam var på kursus ved IPW, hvor de arbejdede med deres eget materiale. Der blev også taget aftener og hjemmearbejde i brug for at nå deadline.  

– Efter to måneder satte vi ”strøm” til systemet og gik i luften. Og to måneder efter igen havde vi intern audit på alle vores lokationer. Den omfattede både ISO 9001, ISO 14001, EMAS III og andre miljøcertificeringer, siger Mikael Karstensen. Han fortsætter:

– Siden vi fik IPW, har vi oplevet en tredobling af antal registrerede afvigelser og en langt hurtigere reaktionstid overfor vores kunder. Den medarbejder, som før sad med registreringen, bruger nu tiden på at køre ordrer ind i stedet for, og alle medarbejdere bliver hjulpet i hverdagen. Men udover de oplagte ressourcebesparelser er der også andre områder, hvor vi kan konstatere, at vi sparer penge. Sidegevinsten ved en geografisk opdelt organisation som vores er, at vi er blevet endnu bedre forbundet. Her er ikke jeg- eller os-kultur, men en stærk vi-kultur.

Næste generations trykkeri

Rosendahls er certificeret og sikkerhedsgodkendt til opgaver for forskellige kunder med særlige krav. Ude i produktionen summer trykkerimaskinerne med brochurer, kataloger, posters, bøger og indlægssedler til medicinalindustrien.

– Trykt kommunikation er ikke just et vækstmarked, og de store aktører – deriblandt os – har opkøbt og støvsuget markedet for kunder. Det stiller krav til vores kvalitetsledelse, og vi har planer, der rækker langt ud i fremtiden. Der er en næste generation oppe i ærmet, hvis man kan sige det sådan, smiler Mikael Karstensen.

 

 

System-support Spørgsmål til produkter mm.