Privatlivs- og Cookiepolitik

1. Formål
Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan IPW Systems ApS [CVR.nr. 26838916] (fremadrettet IPW ”vi”, ”os”, ”vores”) behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og Databeskyttelseslove (DBL)

 

2. Den korte version

IPW behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål, herunder når du indgår en salgsaftale med os, i forbindelse med kundehenvendelser, deltager i en workshop, deltager i et arrangement eller event, hvis du er leverandør eller samarbejdspartner, besøger vores hjemmeside eller sociale medie, hvis du modtager markedsføring, herunder vores nyhedsbrev, anvender vores kontaktformular samt søger job hos os. 
Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

 

3. Uddybning af vores konkrete behandlinger og behandlingsgrundlag
I nedenstående kan du læse nærmere om de specifikke behandlinger.
Du kan i det følgende læse mere om de enkelte behandlingsaktiviteter.  

3.1. Kundeforhold
I forbindelse med salg af vores softwareløsninger, behandler vi personoplysninger for at kunne indgå og opfylde en aftale med dig jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, CVR.nr., e-mail, adresse, telefonnummer, betalingsoplysninger samt købshistorik.

Kontaktoplysninger opbevares under kundeforholdet og i 5 år efter ophør, hvorimod regnskabsmateriale slettes 5 fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører jf. bogføringsloven § 12, stk. 1.

Du har selvfølgelig altid mulighed for at få indsigt i sådanne oplysninger og få dem slettet. Læs mere om dine rettigheder i afsnit 5 nedenfor.

3.2. Kundehenvendelser
Vi behandler desuden dine personoplysninger, såfremt du retter henvendelse til vores kundeservice. Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

De oplysninger, som vi behandler, vil typisk omfattet navn på kontaktperson, firmanavn, stillingsbetegnelse, CVR.nr., e-mail, telefonnummer, adresse samt oplysninger i relation til henvendelsen. 
Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter sidste henvendelse.

3.3. Arrangementer og events
I forbindelse med vores arrangering, afholdelse og evaluering af vores arrangementer og events, som f.eks. IPW Akademi, kurser, workshop, webinar, kundeseminar, sommerskoler og ERFA-netværk behandler vi oplysninger for at kunne registrere tilmeldingen og kontakte virksomheden eller organisationen.

Vi har til dette formål brug for at behandle almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger som navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, e-mail og telefonnummer. Vi vil også behandle dine betalingsoplysninger, hvis du skal betale for deltagelse i arrangement eller event. Vi behandler disse oplysninger på baggrund af indgåelse af aftale jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi behandler også dine personoplysninger i forbindelse evaluering af arrangement eller event. Evalueringen sker på baggrund af vore legitime interesse i at kunne evaluere arrangementet eller eventet for at forbedre det i fremtiden.

Der kan forekomme videregivelse af dine personoplysninger i form af navn og virksomhedsnavn med de øvrige deltagere samt med oplægsholder / underviser. Delingen sker i overensstemmelse med vores legitime interesse i at facilitere et bedre miljø for at netværke. Det retlige grundlag for behandlingen er dermed GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi sletter oplysningerne efter afholdelsen af arrangementer eller events samt efter endt evaluering . Regnskabsmateriale slettes 5 år fra udgangen af det regnskabsår materiale vedrører i henhold til bogføringsloven.

3.4. Leverandører og samarbejdspartnere
Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, CVR.nr., telefonnummer, e-mail og om nødvendigt bank- og betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører.

3.5. Jobsøgning
Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer, e-mail og adresse), fødselsdato, billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen samt videregiver dine personoplysninger med de virksomheder, som gennemfører personligheds- og færdighedstesten samt evt. rekrutteringsfirma.

Hvis du ikke bliver tilbud stillingen kan vi opbevare dine personoplysninger i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode.
Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, idet vi vurdere, at du kunne kommer i betragtning til en anden stilling, indhenter vi dit samtykke. Opbevaringsperioden vil fremgå af den relevante samtykkeerklæring. 

Hjemmeside og cookies
Cookies
I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i vores cookiepolitik som er tilgængelig via vores cookiebanner her.

Kontaktformular
Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformular. Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger som vi behandler, er navn, e-mail og virksomhed. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi vurderer, at vi har en legitim interesse i at kunne besvare din henvendelse.

De oplysninger vi behandler via vores kontaktformular slettes løbende og senest 5 år efter seneste kontakt.

Integrerede plugins
På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra LinkedIn og Facebook.

3.6. Trackingværktøjer på hjemmesiden
Meta Platforms, Inc.
For at kunne foretage målrettet markedsføring på Facebook anvender vi trackingværktøjer fra Meta Ireland Ltd., herunder Meta Business værktøjer i form af Meta-pixel, API’en for konverteringer, apphændelser via Facebook SDK, offlinekonverteringer, API for apphændelser, Facebooks sociale plugins, Facebook-login og Messengers kundematch . Den vej igennem indsamler vi data om dig.

Det betyder, at når du besøger vores hjemmeside, indsamler værktøjerne oplysninger om din IP-adresse, at du har besøgt vores hjemmeside, tidspunktet for dit besøg, oplysninger om din browser og operativsystem samt oplysninger om andre onlineidentifikatorer, der er blevet indsamlet via cookies. Oplysningerne behandles med det formål at kunne målrette vores markedsføring på Facebook.

Vi er fælles dataansvarlig sammen med Meta Ireland Ltd. for behandling af personoplysninger, der indsamles og transmitteres i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside. Meta Ireland Ltd. behandler oplysningerne til egne formål f.eks. forbedring og effektivisering af deres reklameplatform.

Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til privacy@ipw.dk.

Du kan læse mere om Meta Ireland Ltd.’s behandling af dine personoplysninger i deres privatlivspolitik her, og om det fælles dataansvar samt den indgåede fælles dataansvarsaftale her.

Google LLC.
Udover analyseværktøjer fra Meta Platforms, Inc. anvender vi desuden analyseværktøjer fra Google LLC. I form af Google Analytics og Google Ads.
Derfor vil vi i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside behandle oplysninger om i) identifikation i form af bruger-id og enheds-id og ii) dimensioner, hvilket omfatter IP-adresse, alder, by, land, køn, interesse, sprog og region. Desuden iii) aktivitet, dvs. sider, klik, downloads og blanketter samt iv) enhedsinformation i form af browser, OS, enhed (iPhone), skræmoplæsning engagement, tid på side, ”scrolling” og videoer.  

Vi behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til privacy@ipw.dk. 
Du kan læse mere om Google LLC.´s behandling af dine personoplysninger i deres privatlivspolitik her.

Remarketing 
Når du bliver kunde hos os, vil vi anvende din e-mailadresse til at reklamere for tilbud på tilsvarende produkter på sociale medier.

Ovennævnte betyder, at vi videregivelse af dine personoplysninger i form af din e-mail adresse til LinkedIn Corporation samt Google LLC, som vi har et såkaldt fælles dataansvar med.

Formålet med er videregivelsen er, at din e-mailadresse kan blive matches med de e-mailadresser, som de sociale platforme ligger inde med. På den måde målrettes markedsføring af tilsvarende produkter på det sociale medie.

Behandlingen sker i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Du har naturligvis altid mulighed for at gøre indsigelse mod behandlingen. Se mere i afsnit 5.

Analyseværktøjer i nyhedsbreve
Vi anvender analyseværktøjer i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve i Hubspot. Vi benytter bl.a. disse såkaldte analysepixels til at registrere din onlineadfærd for at analysere, hvilke artikler, du klikkede på. Behandlingen sker i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, da vi vurderer, at vi har en legitim interesse i at kunne optimere tilrettelæggelsen og udsendelsen af vores nyhedsbreve.
Vi opbevarer oplysningerne så længe, at du modtager markedsføring i form af nyhedsbreve.

3.7. Sociale medier
Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook og LinkedIn, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.
Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Meta Platforms, Inc. (Facebook og Instagram) behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.
• LinkedIn Corporations (LinkedIn) behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.

Oplysninger behandlet i forbindelse med sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i andre offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

3.8. Markedsføring 
Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra a til f.eks. at modtage nyhedsbreve om kvalitetsledelse, inspirerende succesfortællinger, kurser, webinarer og events. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om navn, e-mail og virksomhed.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte linket ”afmeld” i de nyhedsbreve, du modtager samt ved at sende en e-mail til privacy@ipw.dk eller ringe til +45 70 25 02 14.

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum.

4. Modtagere af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag enten i form af EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses inden vi overfører personoplysningerne. Hvis vi anvender Standard Contractual Clauses som gyldigt overførselsgrundlag foretages er altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på privacy@ipw.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.

 

5. Dine rettigheder
Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside her.

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

 

6. Kontaktoplysninger
Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

IPW Systems ApS 
CVR.nr.: 26838916
Olaf Ryes Gade 7R, 1. Tv. 
6000 Kolding 
E-mail: privacy@ipw.dk 
Telefon: +45 70 25 02 14

 

7. Ændringer
Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

Denne privatlivspolitik er senest ændret den 13.3.2025.