Sådan griber du mulighederne ved intern audit
Af: Anette Munch, Q-PRODOCDet kræver sin auditor at stå bag både planlægning og udførelse af førstepartsaudit, og det kræver menneskekundskab at føre det til dørs. Det hele menneskes perspektiv er nemlig præcis det, der er brug for i dag, hvis vi skal forbedre os – og ikke kun lede efter fejl.
Intern audit er ikke kun en kritisk disciplin for at sikre overensstemmelse og identificere risici; det er et redskab, der hjælper med at navigere i virksomhedens landskab af processer og systemer. Intern audit udvikler sig ud over blot at tjekke for risici og overholdelse af regler. Den fungerer som et fundament for både forbedringer og innovative initiativer i organisationen. For kvalitetsansvarlige er det en gylden mulighed for at dykke ned i virksomhedens processer og systemer, identificere forbedringsområder, og direkte påvirke organisationens effektivitet og effektivisering. Gennem denne proces bliver hver fundet afvigelse og risiko et startpunkt for dialog og udvikling, hvilket styrker medarbejderengagement og fremmer en kultur præget af kontinuerlig forbedring. Derved omdannes auditering til en strategisk ressource, der skubber virksomheden mod operationel excellence.
Så hvad skal man fokusere på? Hvordan får man medarbejdere i tale, så de selv kommer med forbedringsforslag? Og hvad er afgørende i evalueringsfasen? Her er et par gode råd til ting, der kan udfordre dig som auditor:
- Manglende tid og nærvær
Ofte har medarbejderne ikke prioriteret tid til audit. Det kan også være, at de har tankerne andre steder og helst er foruden. Måske er de mødt friske ind om morgenen, men når du står der, kan situationen være en anden. Derfor er det vigtigt, at du overholder tidsplanen – og ikke afsætter for meget tid til auditeringen. - Kritik – det er ikke rart
Det er aldrig rart at føle sig set efter i sømmene. Man kan frygte at få kritik eller tænke ’ingen skal kontrollere mig, om jeg gør mit arbejde godt nok’. Der kan også være en udfordring i, at nogle ser en mulighed for at kritisere alt og alle uden at have øje for, at de selv laver fejl. Betragt kritikken som en åbning og spørg dybere ind, selvom det ligger udenfor dit spørgeskema. Er du tilbagevendende auditor samme sted, kan du tage udgangspunkt i tidligere audit og følge op på aftaler: Hvad er gået godt – og hvilke udfordringer har der været? - Klar kommunikation om formål
Både manglende prioritering og frygt for kritik kan bunde i mangelfuld kommunikation. Er du sikker på, at medarbejderne forstår formålet med at blive auditeret? Vær tydelig og forklar, hvorfor audit er et vigtigt redskab til risiko- og mulighedsstyring – og tag HR-hjertet med, når du gør det. - Afsæt i virksomhedens kultur
Som auditor skal du omstille dig til at fornemme mennesker. Om det er et værksted med produktive processer eller et administrativt projektmiljø, så mød dem, hvor de er og tal deres sprog, så de føler sig forstået. Samtidig skal du udstråle den faglighed, der skal til for ikke at blive kørt om hjørner, hvis de auditerede begynder at væve. - Auditplanen skal understøtte politikker og målsætninger
Forberedelse er altafgørende for din succes under audit. Fokusområder er som udgangspunkt udpeget af ledelsen, optimalt med afsæt i processens risici. Brug fx et skildpaddediagram til at visualisere og spørge nysgerrigt ind i processen: Hvordan styres der udenom risici, og hvilke muligheder ligger der i dét til forbedring?
5 fokuspunkter ved intern audit
- Lav en realistisk tidsplan, som imødekommer de medarbejdere, der skal auditeres.
- Mød den auditerede i øjenhøjde. Vær imødekommende, spørg dybere ind til kritikpunkter og skab tillid.
- Afklar auditformål og afgræns dine spørgsmål. Bruger du samme tjekliste hver gang, er der risiko for blinde vinkler.
- Kig på – og tag højde for – alle interessenter. Forstår de formålet med den aktuelle audit?
- Vær opmærksom på din spørgeteknik: Holder du dig til spørgeskema, eller er du nysgerrig og undersøgende?
Find årsagen til udfordringer – og gør det bedre
Så langt. Så godt. Du har registreret afvigelser, spurgt ind til årsager og fundet forbedringspotentialer. Nu er det din opgave at forventningsafstemme med den auditerede, så I er enige om output. Ingen medarbejdere må have en klump i maven eller blive efterladt som et spørgsmålstegn, og der må ikke være usagte ting eller det-tror-vi. Italesæt det: ”Du gør jo et kanongodt arbejde, men er vi enige om, at der er en afvigelse her – hvordan får vi styr på det?” Formår du at så de små frø af ejerskab, så de auditerede medarbejderne engagerer sig og siger ”Det skal vi simpelthen have gjort noget ved”, ja, så sker der noget. Og det er dit bedste succeskriterie.
