Snitflader mellem IT systemer

Af: Jakob Vibe, Operations Manager, Senior Software Architect

IT-systemer integrerer i stigende grad med hinanden. Derfor er det vigtigt, at du har indsigt i, hvordan du skaber gode brugerflader på tværs af platforme. Og implicit i dét: At du er opmærksom på, at jeres IPW-løsning indgår i et større systemlandskab i din organisation.

Hvorfor? Fordi som kvalitetsansvarlig har du en super vigtig rolle i at sikre, at systemet interagerer med de øvrige, interne systemer, så det er tilgængeligt, trygt og værdiskabende. Først og fremmest fordi kvalitetsafdelingen sidder på en guldgrube af viden, og fordi det gode samspil er med til at synliggøre jeres indsats på kvalitetsledelse. Men dårlige snitflader mellem IT systemer har også store, daglige ressourcetab på samvittigheden, og de besværliggør dataopsamling generelt.

Så du er nødt til at gå forrest og hjælpe dine brugere. At alle medarbejdere har systemadgang, betyder ikke nødvendigvis, at de har nem adgang, og eftersom tid er dyrebart, er det essentielt at minimere fejlkilder, minimere afhængighed af enkeltpersoner og komme væk fra manuelle processer, der lugter af virkelig meget arbejde.

To enkle tiltag kan fordoble brugeraktiviteten

Organisationer, der lykkes med at etablere og fastholde en høj brugeraktivitet, er bevidste om de to største barrierer for, at brugerne kommer ind i IPW-systemet. Og det er gudsjammerligt konkret, totalt usexet og lige til at implementere:

Samme login til alle systemer: Den måske største barriere ligger i, at brugeren ikke kan huske sit password. Ja, sværere og mere originalt er det ikke. Det er næsten pinligt, så oplagt det er. Så en must nr. 1: Indfør samme personlige brugernavn og kodeord hele vejen rundt i systemlandskabet, fx via Microsoft Entra Id, så når man først er logget ind, kommer man hurtigt ind i de næste systemer.
Nemt tilgængelige links og genveje: En anden ikke overraskende barriere er, at brugeren ikke kan finde systemet. For nogle kan webadressen være den største hindring, hvis de ikke kan huske, at de skal skrive ’kvalitet’. Brugere uden for kvalitetsafdelingen har typisk ikke genveje i deres browser, så sørg for URL’er, der afspejler systemets navn, og som er kendt af alle. Sørg også for velplacerede links rundt omkring, så de hurtigt kan finde og få adgang til IPW – uden fornemmelsen af at skifte frem og tilbage mellem systemer.

6 råd: Det skal der til for at skabe gode snitflader

Vær bevidst om, hvordan IPW er placeret i jeres systemlandskab, og de interaktioner der er mellem jeres systemer. Sælg IPW ind internt, så værdien af kvalitetsafdelingens store vidensbank bliver synliggjort.
Kend dine brugere – hvad er deres primære IT-værktøjer i dagligdagen, og hvordan tilgår de IPW?
Opsæt lette genveje. Du kan ikke antage, at brugerne selv finder ud af at lave genveje. De skal hjælpes, og bittesmå, velplacerede links gør en kæmpe forskel for, at brugerne rent faktisk bruger IPW.
Sørg for rene og internt kendte URL’er til IPW-systemet, så du ikke taber brugere allerede dér.
Indfør samme login alle vegne for den enkelte bruger, også kaldet single sign on (SSO).
Undersøg alternativer til integrationer. Der kan nemt opsættes ufarlige, automatiserede imports, som ikke kræver en integration.

Sådan taler du med din IT-afdeling om integration

Jo bedre du klæder jeres IT-afdeling på omkring behovet, jo nemmere bliver opgaven for dem.

Denne model kan du bruge som afsæt til en snak med IT om, hvad og hvordan gør vi det her?

Identificér kilden:

Hvor ligger dataen henne? Hvilke og hvor meget data er der tale om? Leverandører er et eksempel i forhold til leverandørstyring. Vi skal ikke have samtlige leverandører fra virksomhedens økonomistyringssystem, for der er også leverandører af toiletpapir. Det er ikke dem, du skal lave leverandørevaluering på, så det er et udvalg. Der er altså nogle kritiske leverandører, så der skal være en form for datafiltrering.

Leveringen

Hvordan får vi data fra det ene system til det andet? Det er sjældent man har brug for live data, men forhold jer til hvor, hvor tit og hvordan data skal leveres.

Og destinationen

Hvor skal data havne og i hvilket format? Hvad er det for noget data der kommer – er det tekststrenge, datoer, telefonnumre? Hvilke felter skal data havne i det system, som skal modtage data? Lav gerne en mapping-tabel, som viser hvor data kommer fra, hvilket format det har, og hvor det skal havne.

bool(false)

Lad os finde den rigtige løsning til din virksomhed

Book et idémøde, se en demo og find ud af, om du vil have mere hjælp fra os. Det koster dig ikke noget.