Viden

Gør det rigtigt: Sådan sikrer du en succesfuld implementering af ledelsessystem

Hvilke strategiske grundregler bør ethvert ledelsessystem hvile på? Hvad er vigtigst at eksekvere på undervejs i et implementeringsforløb – og hvad gør du klogt i at undgå? Det er spørgsmål, jeg godt gad have haft what-to-do og what-not-to-do svar på forud for de implementeringer, jeg har stået til måls for. Så her får du mine gode (og mindre gode) erfaringer med, hvordan du holder fast i vejgrebet på jeres proces.

Tidligere

Næste

Her er, hvad implementering af
nye kvalitetsledelsessystemer har lært mig

1. Overordnede overvejelser til gavn for hele værdikæden

Først og fremmest; It-implementering er en opgave, der involverer store dele af en organisation. Det kræver mange overvejelser om systemkrav.

Data – Hvordan møder I stigende krav til datarapportering? Fx CSRD, sourcing, emballagekrav, kundekrav, kvalitetskrav, miljøkrav

Overblik – Hvordan skaber I overblik for brugeren? Fx enkel søgefunktion, hurtig navigation, visuelt overblik, max 3 klik

Browserbaseret – Hvordan sammensmelter system med digitaliseringskrav? Fx databeskyttelse, hostet løsning, minimering af risiko for servernedbrud, skal alle medarbejdere kunne tilgå (mobil, Ipad, computer etc.)

Dokumentstyring – Hvordan får brugerne lyst til at bruge systemet? Fx samling af alle dokumenter ét sted, styring af dokumenter, differentiering af brugeradgang.

Support – Hvad er jeres behov? Fx nem supportadgang, hurtig behandling af forespørgsler, hjælp på dansk

Klar til mere struktur og sporbarhed i årsagsanalyse?

Lad os tage en snak

2. Godkendelse: Det er nu, du har momentum!

Business case – Beskriv krav, forventninger, succeskriterier og risici ved udskiftning af system. Det kan blive et godt opslagsværk til senere brug.

Inviter ledelses til styregruppemøde – Fremsend din business case forud for mødet og afstem dine forventninger til mødets udfald.

Godkendelse – Når projektet er godkendt, så sørg for at holde ledelsen op på de ressourcer, der er givet til projektet.
Mit bedste råd i denne fase er nok; vent ikke for længe med at gå i gang. Det er nu, du har momentum og milepælsfornemmelser.

3. Opbygningsfasen: Afsøg alle (oversete) muligheder

Et ledelsessystem kan meget, og der skal tages stilling til indhold, relevans og til, hvordan det optimeres uden at inkludere unødvendige elementer:

Projektgruppe – Brug tid på at finde ud af, hvordan systemet skal bygges op. Det er vigtigt, at strukturen er på plads.

Brug IPW – Introkurser og sparring er vigtigt i starten. Jo bedre forberedelse, desto nemmere bliver selve arbejdet.

Gå på opdagelse i systemet – Prøv systemet af og lær funktionerne bedre at kende. Det er nemmere at gøre, når du er i opbygningsfasen.

Tænk på brugerne – Jo bedre opsætning du kan lave til brugerne, jo nemmere får du ved at lave en succesfuld implementering sidenhen.

Involver dine interessenter – Spørg afdelingerne, hvordan de vil have opsætningen (her er det en god idé først at have nogenlunde styr på overblikmenuer, dokumentlister mv.)

4. Og nu vi taler om involvering

Jeg har også erfaret, hvor stor betydning brugerinvolvering har for at øge accepten af det nye system og mindske modstand mod forandringer. Det er, groft sagt, afgørende at få så mange som muligt i mål.

Undervis brugerne! De rette kompetencer skaber tryghed i systemet. Find den undervisningsform, der passer til din organisation.
Stil krav om deltagelse i undervisningen. Og sørg for opbakning fra ledelsen.
Skab ambassadører af systemet. Find de brugere, der er lettest at få med på vognen. Dem, der vil og kan.
Indsaml feedback! Opfordr alle til at komme med forslag til, hvordan systemet kan forbedres, tilpasses eller bruges mere effektivt.

Når det så vælter ind med ’Kan systemet også…?’, ’Jeg har brug for…!’ og ’Hvad nu, hvis vi…?’, må du anerkende, at systemet aldrig bliver færdigt. Ikke, hvis I går op i tingene. Så vil I altid forfine til noget (endnu) bedre

Do's

Forberedelse er altafgørende for succes!
Vær realistisk i din tidshorisont.
Inddrag afdelinger, så de kan medskabe deres egen platform.
Tag elefanten i bidder. Opdel implementeringen i faser (dokumentstyring, interne afvigelser, leverandørstyring, reklamationsstyring, kompetencestyring, datavisualisering etc.

Don't's

Det er svært at komme tilbage med ’Kan jeg få flere penge, tak.’ Husk at sætte lidt ekstra af til implementering. Hvorfor? Fordi du får brug for et klippekort på support den første tid.
Forsøg ikke at lege helt! Vær obs på at uddelegere opgaver.
Sørg for, at flere i organisationen kan ændre/udvikle i systemet. En opsigelse kan skabe akut mangel på ressourcer.
Brugergrupper ER vigtige. Det er træls at lave noget fundamentalt om sidenhen

Og så bare lige: Rigtig god fornøjelse med at holde projektet i hånden. Husk, det er en langsigtet indsats, der kræver tålmodighed, opbakning og stor involvering af brugerne (det havde jeg lige brug for at gentage), inden I sammen surfer succesfuldt hen over målstregen.

Klar til at gå fra idé til implementering?

Vi kan hjælpe jer hele vejen. Lad os tage en snak om, hvordan.

Kontakt os

Gør det rigtigt: Sådan sikrer du en succesfuld implementering af ledelsessystem

Her er, hvad implementering af nye kvalitetsledelsessystemer har lært mig

Andre artikler

Her er, hvad implementering af
nye kvalitetsledelsessystemer har lært mig