Hvilke strategiske grundregler bør ethvert ledelsessystem hvile på? Hvad er vigtigst at eksekvere på undervejs i et implementeringsforløb – og hvad gør du klogt i at undgå?

Det er spørgsmål, jeg godt gad have haft what-to-do og what-not-to-do svar på forud for de implementeringer, jeg har stået til måls for. Så her får du mine gode (og mindre gode) erfaringer med, hvordan du holder fast i vejgrebet på jeres proces.

• BUSINESS CASE – Beskriv krav, forventninger, succeskriterier og risici ved udskiftning af system. Det kan blive et godt opslagsværk til senere brug.
• INVITÈR LEDELSEN TIL STYREGRUPPEMØDE – Fremsend din business case forud for mødet og afstem dine forventninger til mødets udfald.
• GODKENDELSE – Når projektet er godkendt, så sørg for at holde ledelsen op på de ressourcer, der er givet til projektet.

Mit bedste råd i denne fase er nok; vent ikke for længe med at gå i gang. Det er nu, du har momentum og milepælsfornemmelser.

Et ledelsessystem kan meget, og der skal tages stilling til indhold, relevans og til, hvordan det optimeres uden at inkludere unødvendige elementer:

• PROJEKTGRUPPE – Brug tid på at finde ud af, hvordan systemet skal bygges op. Det er vigtigt, at strukturen er på plads.
• BRUG IPW – Introkurser og sparring er vigtigt i starten. Jo bedre forberedelse, desto nemmere bliver selve arbejdet.
• GÅ PÅ OPDAGELSE I SYSTEMET– Prøv systemet af og lær funktionerne bedre at kende. Det er nemmere at gøre, når du er i opbygningsfasen.
• TÆNK PÅ BRUGERNE – Jo bedre opsætning du kan lave til brugerne, jo nemmere får du ved at lave en succesfuld implementering sidenhen.
• INVOLVÈR DINE INTERESSENTER – Spørg afdelingerne, hvordan de vil have opsætningen (her er det en god idé først at have nogenlunde styr på overblikmenuer, dokumentlister mv.)

Jeg har også erfaret, hvor stor betydning brugerinvolvering har for at øge accepten af det nye system og mindske modstand mod forandringer. Det er, groft sagt, afgørende at få så mange som muligt i mål.

DO’S

• Forberedelse er altafgørende for succes!
• Vær realistisk i din tidshorisont.
• Inddrag afdelinger, så de kan medskabe deres egen platform
• Tag elefanten i bidder. Opdel implementeringen i faser (dokumentstyring, interne afvigelser, leverandørstyring, reklamationsstyring, kompetencestyring, datavisualisering etc.

DONT’S

• Det er svært at komme tilbage med ’Kan jeg få flere penge, tak.’ Husk at sætte lidt ekstra af til implementering. Hvorfor? Fordi du får brug for et klippekort på support den første tid.
• Forsøg ikke at lege helt! Vær obs på at uddelegere opgaver.
• Sørg for, at flere i organisationen kan ændre/udvikle i systemet. En opsigelse kan skabe akut mangel på ressourcer.
• Brugergrupper ER vigtige. Det er træls at lave noget fundamentalt om sidenhen.

Og så bare lige: Rigtig god fornøjelse med at holde projektet i hånden. Husk, det er en langsigtet indsats, der kræver tålmodighed, opbakning og stor involvering af brugerne (det havde jeg lige brug for at gentage), inden I sammen surfer succesfuldt hen over målstregen.