Udfordring
IPW blev i mange år brugt som et sted at placere dokumenter til ISO-audit – ikke som et system, der understøttede dagligdagen.
Intranettet var opdateret med nyheder, men medarbejderne oplevede, at det var svært at finde indhold og forstå strukturen. Dermed manglede organisationen både ejerskab, brugervenlighed og et klart skel mellem dokumentstyring og arbejdsprocesser.
Løsning
IPW faciliterede en tværgående proces med repræsentanter fra alle afdelinger: Hvad er vigtigt for os – og hvordan gør vi det let at bruge?
Det afgørende oprydningsarbejde bestod i at:
- designe en ny forside med en enkel og gennemgående struktur
- skabe klarhed over forskellen mellem dokumentstyring og processer
- konvertere gamle Word-filer fra et eksternt system til IPW-styrede dokumenter
Anne fra IPW satte den første afdeling og workflows op, hvorefter Vestfrost selv byggede resten. Undervejs blev der afholdt korte træningssessions, så medarbejderne selv kunne oprette og vedligeholde indhold. Support-siden blev brugt aktivt – og medarbejderne fik fri adgang til at efterspørge hjælp, hvis de ikke kunne finde noget.
Resultat
Projektet viste sig både nemmere og mere overskueligt end forventet.
Oprydningen har skabt gennemsigtighed, styrket samarbejdet og gjort IPW til et funktionelt og værdiskabende ledelsessystem, som medarbejderne bruger i hverdagen. Ingen har efterfølgende efterlyst manglende indhold – tværtimod er enkelte kommet med forbedringsønsker, som nemt er blevet indarbejdet.
"Den måde, vi nu præsenterer
data på, er meget mere overskuelig. Fra kaos til ro.
Og organisationen er rykket tættere på hinanden.”
Finn Valther Rasmussen, Group IT Manager
Vestfrost Solutions