5 anbefalinger til at forbedre dit compliance-arbejde i praksis
Så hvordan kommer man overhovedet i gang? Hvad gør QA-teams, der har succes med compliance-arbejdet?
Her er 5 simple redskaber til at skabe en fælles forståelse af, hvad compliance betyder i netop jeres organisation:
1# Brug det, I allerede gør, som springbræt
Første skridt er at identificere indsatser, der allerede sker og systematisere dét.
Eksempel: Hvis medarbejdere får en introduktion til virksomhedens politikker på første arbejdsdag – så har I allerede et element af awareness. Hvis der bliver fulgt op på fejl og forbedringsforslag i driftsmøder – så arbejder I allerede med læring og forbedring. Dokumentér det. Skab struktur omkring det. Og brug det som afsæt.
2# Gør kravene forståelige i hverdagen
Oversæt kravene til hverdagen. Det er ikke nok at citere en standard og bede folk om at efterleve den. Man skal sætte den i spil på en måde, der giver mening for medarbejderne.
Krav: “Virksomheden skal sikre, at alle medarbejdere er bevidste om politikker og mål.”
Hverdagseksempel: ”Udover dokumenteret ’læst og forstået’-kvittering har vi også hængt en plakat op i frokoststuen, der viser årets vigtigste kvalitetsmål – og haft en snak om dem på teammødet.”
3# Tænk lavpraktisk – også når kravet virker abstrakt
Der er mange måder at opfylde et krav på. Det behøver ikke være digitalt, dyrt eller gennemdesignet. Awareness kan være en plakat, en dialog, en visuel vejledning.
Risikovurdering kan være en simpel tavle med grøn/gul/rød vurdering – hvis det bliver brugt aktivt. Opfølgning kan være en fast plads på dagsordenen til driftsmøder, så det ikke bliver glemt.
Pointen er: Det er ikke nødvendigvis løsningen, der skal være avanceret. Det er anvendelsen, der skal være gennemtænkt.
4# Brug systemet som et hjælpemiddel – ikke en undskyldning
Mange organisationer kæmper med forældede filer, utydelige ansvarsområder og Excel-ark, der lever sit eget liv. Det skaber frustration og kan gøre compliance personafhængigt.
Et godt, gennemsigtigt system skal give dig:
- Overblik over, hvad der gælder.
- Klarhed over, hvem der har ansvar.
- Mulighed for at dokumentere, at noget er udført.
- Et sted at samle dokumenter, instruktioner og registreringer
Eksempler på funktioner, der understøtter compliance:
- Versionsstyring på dokumenter
- Læsekvittering og dokumenteret træning
- Opgavestyring med påmindelser
- Oversigt over indrapporterede hændelser eller afvigelser
- Mulighed for at dokumentere, at noget er godkendt, afsluttet eller afvist
5# Hold momentum og ryd op undervejs!
Compliance dør i rod. Det holder kun, hvis det bliver vedligeholdt. Lav en enkel praksis for løbende oprydning og ajourføring:
- Gennemgå udvalgte dokumenter fast hvert kvartal
- Afslut gamle sager og luk registreringer, der ikke skal følges op på
- Markér forældede dokumenter tydeligt
- Tildel ansvar – og følg op på, om der bliver handlet
