Det dokumenthåndteringssystem, vi havde i Constellation Denmark, fungerede, men var outdated i forhold til vores behov for online registrering og integration med virksomhedens WMS. Arbejdsgangen var, at man printede skemaer, lagde dem ud til medarbejderne, de udfyldte dem – og derefter tjekkede en teamleder papirerne, som så blev arkiveret. Al den papirhåndtering ville vi væk fra og samtidig også spare en masse tid for medarbejderne.

Implementeringsforløb som en god, intern øvelse
Noget af det bedste, vi gjorde i implementeringsforløbet, var at koble kvalitet og drift sammen. Efter tre dages implementeringsforløb, hvor vi lærte at sætte systemet op, lagde vi procedurer ind, og fik en driftsleder og en teamkoordinator til at bygge formularer. De har en anderledes tæt kontakt med de enkelte teams til at afdække, hvordan vi bruger IPW på bedste vis. De har også testet, samlet input og undervist hvert teams, så vi alle sammen syntes, systemet var godt fra start. Vores samarbejde undervejs med IPW har også fungeret fremragende.

Systemet er bygget rigtigt op. Og det fungerer.
Det første, vi oprettede, var elektronisk gæsteregistrering med scanning ved indgangsdøre, så ved brandøvelse kan vi se, om alle er ude, også gæster. Den store øvelse var opsætning af online registrering med formularer med alt muligt, som dokumenteres på daglig, ugentligt, månedlig, kvartalsvis og årlig basis – og med billeder inkorporeret. Det sidste har reddet os fra flere reklamationer. Vi har også opsat afvigelser og reklamationer, og fået bygget egen leverandørstyring, som vores medarbejdere, der laver årlig leverandørevaluering, har taget imod med kyshånd. Nu kan det gøres på 10 minutter, hvor det før tog flere dage.