AI-parat dokumentstyring: Hvad IPW-kenderen går efter

Begrebet dokumentstyring er bredt, og der findes mange typer dokumentations-platforme. I udgangspunktet tror nogen, at en platform drevet gennem Stifinder kan det samme som et dokumentstyringssystem, og derfor taler de om Word, Excel og andre systemer, hvor der kan laves dokumentation. Men det er ikke det samme. Og det har stigende betydning at have styr på sammenhængen mellem jeres dokumentstyringssystem og den øvrige dokumenthåndtering.

For hvilke dokumenttyper bør ligge på hvilke platforme – og hvad bør ikke? Hvordan skaber man den bedste sammenhæng mellem dem? Og hvad betyder nybrud som AI for organisationens dokumentstyring og integriteten af data?

Man skal imidlertid ikke konvertere alt til IPW-dokumenter. Nogle ting giver mening at beholde i de klassiske dokumentformater:

• Tegninger, for eksempel. IPW er ikke en tegningsdatabase.
• Projektstyringsmapper
• Skemaer og tabeller med ekstremt specifikke krav til print-format
• Omfangsrige mængder produktblade (måske lavet i et PLM-system eller produktionsstyringssystem)

Det sidste, den store mængde produktblade, kan sagtens uploades i en filmappe i IPW, så de ligger tilgængelige som PDF’er. Men det giver ingen værdi. Har du et tegningsprogram, som, når der kommer ny version, spytter det ned en Sharepoint-mappe, hvorfor så programmere noget, som også automatisk smider det ind i IPW, hvis der blot kan indsættes et link?

Så placeringen af dokumenter er ikke sort/hvidt. Du skal gennemtænke organisationens setup og vurdere gevinsten:

Har vi medarbejdere, der er udfordrede på tidstung tilgang til systemet? Det dokument, jeg skriver her, tilgår medarbejderne det via mobiltelefon? Er vi udfordrede på appendix med lange term-forklaringer som arkiv på bagsiden af alle instruktioner og procedurer, fordi medarbejderne ikke forstår forkortelser?

Og så videre.

Har du en lang række gode, gammeldags dokumenter, kan du i øvrigt vælge at smide dem direkte ind i IPW, så du får styring på, hvem er ansvarlig og godkender, bygget en god struktur og renset ud. I step 2, kan du – næste gang du ajourfører

dokumentet – tage stilling til, om dokumentet skal konverteres til at være IPW’s rent webbaserede dokumenter eller ej.

Få en praksisnær vurdering af,
hvordan du udnytter mulighederne i jeres setup

Det vigtige er, at du gør viden tilgængelig på en måde, så medarbejderne kan finde det, og får en sømløs oplevelse af sammenhængen mellem alle grene af systemer. Og her er der ikke tale om integrationer, men almindelig link-building med url-links. Virkelig simpelt. Bare sørg for at have sider i IPW, der forklarer, hvor brugeren finder den aktuelle fil med direkte link til mapper i fx Sharepoint

Påstand: AI gør organisationens ledelsessystem (endnu mere) kritisk!

I fremtiden søger du ikke – du spørger en intern AI. Men den AI er I nødt til selv at kontroller, så der er styr på data, og den skal trænes og fodres med opdateret viden.

Det har en indbygget forudsætning: At organisationens ledelsessystem altid er opdateret.

Hvorfor? Fordi validiteten af, hvad der står i ledelsessystemet, bliver fuldstændig kritisk. Mange tænker ’bare alt er opdateret til audit, så går det nok…’ Nej! Det er afgørende, at alt bliver løbende ajourført i hver en krog, for når medarbejderne spørger en AI, skal de kunne stole på dets svar (og det har mennesker en tendens til at gøre temmelig blindt).

Du kan imidlertid ikke forvente, at data alle mulige steder på organisationens fællesdrev er valide, for intet forhindrer medarbejderne i at omskrive, kopiere, flytte rundt på filer og skrive deres egne udgaver. Og er dataene unøjagtige, fejlbehæftede eller forældede, vil AI uundgåeligt levere fejlagtige analyser og upålidelige svar.

Derfor bliver datakilden sindssyg vigtig, og derfor tager IPW-kunder, som er i gang med at bygge interne AI-maskiner, afsæt i materiale, der ligger i IPW. For data her er sandheden. De sikrer også, at alle forretningskritiske dokumentfiler (skabeloner etc.) styres og håndteres i IPW – med links til alle øvrige dokumenter på Sharepoint eller andet fællesdrev.