Aarhus Letbane
Et nyt ledelsessystem er kun en succes, hvis alle medarbejdere tager det til sig. Derfor gjorde vi løsningen personlig og fælles – og forvandlede et IT-projekt til et samlingspunkt, der skabte engagement og ejerskab fra dag et.
Succesfuld onboarding med stærkt ejerskab
Udfordring
Vi havde i mange år kæmpet med et system, der ikke var egnet til ledelse. Det var utidssvarende og svært at navigere i, og mange fandt smutveje ved at gemme gamle skabeloner og dermed arbejde udenom systemet. Samtidig var og er vi som infrastrukturforvalter underlagt Bekendtgørelse 712, der – i modsætning til ISO 9001 – stiller langt mere detaljerede krav til dokumentation. Konsekvensen var frustration og manglende brugerinvolvering – og vi var helt klar over, at skulle vi lykkes med et nyt system, så skulle vi have brugerne med fra starten.
Løsning
Da vi fik IPW, satte vi brugervenlighed i centrum. Vi besluttede, at systemet skulle have sit eget navn, og vi lavede en navnekonkurrence, hvor kollegerne selv kom med forslag. Vi landede på ALIS (Aarhus Letbane Integreret ledelsesSystem) – et enkelt og personligt navn, som folk hurtigt tog til sig. Vi viste tidligt strukturen frem på fællesmøder og tog imod input, så alle følte sig hørt. Hele organisationen kom igennem en grunduddannelse: alle fik login, prøvede systemet i en sandkasse og lærte de vigtigste formularer. Dokumentansvarlige fik et udvidet kursus, hvor de kunne teste funktionerne tæt på virkeligheden, men uden risiko. Det gav ejerskab og gjorde ALIS – altså IPW – til “vores system”.
Resultat
Den 1. september lancerede vi ALIS som en fælles milepæl – eller terminsdato, som vi jokende kaldte det – med flag, kage og konfetti. Fra dag ét blev systemet mødt med begejstring, fordi alle allerede havde haft hænderne i det. Vi har nu samlet vores sikkerhedsledelsessystem i IPW, og planlægger at bygge videre med flere områder som kvalitet, arbejdsmiljø og el-drift.
I de næsten to år, vi har haft gang i hele dette projekt, har vi stadig ikke modtaget en eneste klage. Det føles som en kæmpe succes og et tydeligt tegn på, at vi er lykkedes med at skabe ejerskab. Det var netop den måde, vi greb processen an på, der gjorde forskellen i onboarding.
