BI i ledelsessystemer
Af: Nicklas Laursen, Solution Specialist hos IPW SystemsSelvom Business Intelligence – også kaldet BI – bliver mere og mere udbredt, har mange kvalitetsansvarlige et begrænset kendskab til, hvordan de opnår den fulde værdi af BI-værktøjer og metoder. Andre kvalitetsansvarlige er i gang med at tage bestik af muligheder og etablere den grundlæggende digitale BI-infrastruktur, men er endnu ikke i mål.
I begge tilfælde gælder det, at vejen hen til en fuldt udbygget BI-strategi og en datadrevet beslutningskultur i høj grad afhænger af virksomhedens digitale modenhed og en dedikeret indsats for at integrere data fra forskellige kilder. Den stærke BI-strategi kræver også, at man opbygger nogle gode analytiske modeller, så man sikrer, at de rette medarbejdere og beslutningstagere har adgang til relevant information.
Arbejder din virksomhed allerede i IPW, er I heldigvis langt i forhold til at kunne udnytte jeres indsamlede data til at håndtere konstante forandringer, identificere fejlslutninger, få øje på nye forretningsmuligheder og opbygge en agil og tilpasningsdygtig virksomhedskultur.
Digitalisering er en konstant modenhedsrejse
Der er stor forskel på virksomheders digitale niveau, men det er en fælles præmis, at digitalisering er en vedvarende modenhedsrejse.
- Digitalisering af processer – fx med IPW-formularer
Etablering af en grundlæggende digital infrastruktur. IPW-entusiaster er i gang med netop det, for det er (blandt andet) det, man gør ved at bruge IPW formularer som dataopsamlingsredskab. - Digital tilstedeværelse – fx E-handel og SoMe strategi
Digitalisering ses som en helhed i forhold til forretningen, og man opererer med en eller anden form for digital markedsføringsstrategi. - Dataanalyse/Datavisualisering – fx Power BI
Next level og det, som vi kigger på her. Her handler det om dataudtræk og formidling af live data til ledelse og medarbejdere. Kvalitetsledelsen træder et udviklingstrin op, og kan visualisere komplekse datasæt med ultrapræcise og letforståelige modeller. - IT-sikkerhed
Jo mere digitale vi bliver, jo større krav bliver der til systemer. Derfor oplever du sandsynligvis, at din virksomhed arbejder meget mere med IT sikkerhed, end den gjorde for bare 2-3 år siden. - Innovation via teknologi – industri 4.0 (loT, AI, machine learning)
Øverste trin er at anvende digital innovation og -værktøjer i forhold til sin forretning, produktudvikling og processer.
Brug BI til IPW-data!
For nogle er ledelsesrapportering det tørreste, der findes: En beskrivelse af noget, der foregik for lang tid siden, kraftigt reduceret ind til det, der kan beskrives med tal. Med BI oplever du værdien af al den gode data, I opsamler fra formularer og registreringer på tværs af organisationen. Og du kan præsentere data og statistik på en måde, så dine kolleger forstår det, og ledelsen kan laser-fokusere på den strategiske dagsorden.
Alt sammen via opsætning af IPWs datakilde API. API’et giver nem adgang til brug i business intelligence systemer, fx PowerBI, så data behandlet i IPW hele tiden vises live. Og i stedet for manuel eksport og opdatering kan det opsættes til at køre automatisk.
PowerBI, som er det mest udbredte og anvendte, er bare et af de mulige datavisualiseringsværktøjer. Alternativer kunne være Qlik Sense, Tableau – eller Excel.
Hvorfor BI i dit ledelsessystem
- Avanceret analyse
Interaktive visualiseringer og dashboards hjælper med at få øje på mønstre, tendenser og uudnyttede forretningsmuligheder, som er svære at se i rådata. - Realtidsdata
I følger vigtige nøgletal i realtid. Adgang til øjeblikkelige svar øger effektiviteten, og aktuelle problemstillinger holdes under kontrol. - Datainformeret beslutningstagning
Dybdegående rapportering gør det let at vurdere scenarier og forudse konsekvenser i den strategiske planlægning. - Identifikation af fejl og uregelmæssigheder Visuel præsentation af datasæt hjælper med at synliggøre fejl og fejlslutninger, manglende data og uregelmæssigheder.
Det skal du være opmærksom på før dataudtræk på den enkelte formular
Så ingen tvivl om, at BI er et konkurrenceparameter, som giver værdifuld indsigt ved optælling af produktafvigelser, nærved-hændelser, audit, safety overview og meget andet – opdelt afhængig af, hvilke modtagere data er tilgængelige/præsenteres for.
Inden du påbegynder processen med datavisualisering, bør du nemlig forholde dig til, hvad det enkelte dashboard skal resultere i, når du er færdig med at arbejde med dine data.
Først og fremmest: Hvem er målgruppen for det dashboard, du vil publicere – og hvilket budskab ønsker du at formidle?
Det næste, før du gør brug af PowerBI eller Excel-data, er at tage et stykke papir og tegne, hvad du konkret vil præsentere din modtager for. Det at have noget visuelt at forholde sig til, gør ting meget nemmere at arbejde med, for man kan hurtigt komme til at fokusere for dybt på data og glemme, at det skal formidles til modtager.
Opbyg det rigtige datagrundlag
Det vigtige er at opsætte formularer med hensigtsmæssige felter og datatyper. Når du har et antal registreringer – hvad kunne så være interessant at benchmarke op imod? Det er rart at have en markering af, om man når targets, så i stedet for bare at registrere antal, bør man have et forholdstal på hændelser, som man holder imod fx antal medarbejdere.
Alle, der arbejder i IPW, kender allerede deres datamodeller på relevante områder i processen, for de har selv valgt deres datainput. Men er der tale om formularer uden mange faste værdier, kan en IPW konsulent hjælpe med at sikre det gode grundlag for at opnå nye, interessante indsigter.