Virksomheder har siden 2018 været forpligtet til at dokumentere deres behandling af personoplysninger i henhold til GDPR. Og i starten var der fart på: Informationsmøder, udformning af persondatapolitikker, nye processer og procedurer, databehandleraftaler og ikke mindst øjenkontakt med ledelsen, som også skulle prioritere indsatsen. Mange virksomheder kom også i mål – eller næsten i mål – med deres første implementering af GDPR, selvom det måtte ske i en tid, hvor ingen rigtigt for alvor kunne svare konkret på så meget om implementering.

Men GDPR var og er ikke en engangsindsats. Selvom baseline og intentionerne kom på plads, er der i mange virksomheder opstået en kløft mellem det lovpligtige og daglig praksis. Er der blevet lavet et årshjul for arbejdet og den jævnlige ajourføring? Er der en proces, som sikrer, at nye informationsaktiver med persondata bliver identificeret? Laves der tilsyn med de involverede databehandlere? Er der ført kontrol med sletteprocedurer?

Mange steder er svaret nej. Der er ikke et kontinuerligt arbejde med GDPR. Resultatet er “papir-compliance”: Alt ser pænt ud på overfladen, men det vil ikke holde i praksis. Compliance-indsatsen er at krydse fingre for, at ingen kommer på besøg og stiller spørgsmål. Derfor er der behov for en tilgang, hvor GDPR ikke er en særskilt øvelse, men en integreret del af hverdagen.

Mange opfatter måske stadig GDPR som et reguleringsmæssigt vadehav, men det gør ikke GDPR ret. Det er en nødvendig byrde, der heldigvis smitter grundigt af på andre dele af forretningen. Faktisk kan en struktureret tilgang til GDPR forbedre ikke bare det nødvendige overblik over systemer og persondata, men også virksomhedens informationssikkerhed og risikostyring. Det er med til at underbygge tilliden hos kunder, samarbejdspartnere og myndigheder.

Ja, styrke hele forretningen med gennemsigtighed og kontrol.
Arbejdet med GDPR handler nemlig ikke kun om at have dokumentation – men om at bruge den aktivt. Præcis som i enhver ledelsesstandard. GDPR bliver først til compliance, når registreringer omsættes til løbende handling og kobles med audit, leverandørstyring og risikovurdering.

Måske det er tid til at kigge på at strukturere GDPR-arbejdet mere, så der opnås et samlet overblik og værdifuld læring i organisationen?

Administrér procedurer, roller og opgaver ét sted – med tydelige sammenhænge mellem politik, praksis og ansvar.
Etablér en struktur til det lovpligtige Artikel 30 register, hvor informationsaktiver, systemer og risikovurderinger løbende opdateres.
Gem al dokumentation med automatisk versionsstyring og tydelig historik – og gør det søgbart og tilgængeligt for relevante medarbejdere.
Tildel ansvar og opgaver direkte i IPW, og følg op med automatiske notifikationer, så intet bliver glemt – heller ikke årshjul og regelmæssige revurderinger.
Registrér hændelser og afvigelser, og kobl dem direkte til forbedringsforslag og opdaterede procedurer.

Når der opstår fejl og afvigelser, er en grundig årsagsanalyse afgørende for at sikre, at problemerne ikke gentager sig. Men selve analysen er kun første skridt. Den virkelige værdi ligger i, hvordan du som kvalitetsansvarlig arbejder med outputtet: hvordan du identificerer løsninger, sikrer sporbarhed og implementerer handlingsplaner, der fører til varige forbedringer.

Så lad os se på, hvordan du bedst kan omsætte resultater fra en årsagsanalyse til målrettet handling – og hvordan IPW kan understøtte processen.

Det er selvfølgelig, set fra min stol som senior solution specialist, indlysende smart at integrere handlingsplaner på årsagsanalyse i IPW-systemet.

1. For det første sikrer den automatiserede sporbarhed, at processen på konkrete, handlingsorienterede indsatser bliver gennemført og uden risiko for, at opgaver går tabt – med en deadline, en entydig ansvarlig, og automatiske notifikationer og opgavelister, hjælper systemet dig med at følge op på de sager, hvor fremskridt mangler, og ved at vise de relevante lister frem af opgaver der på en eller anden grund får brug for opmærksomhed.
2. For det andet kan du integrere risikovurdering på foreslåede løsninger. Du kan opsætte risikovurdering før og efter løsningen, så du kan sikre dokumentation af risikoreduktion over tid. Du kan også integrere opfølgning, så der følges op på, om løsninger faktisk har virket.

Der er ikke en decideret proces på årsagsanalyse i IPW, da analysen kan gennemføres på mange forskellige måder og med forskellige metoder. Men uanset den valgte metode kan årsagsanalysen og den relaterede handlingsplan ligge inde i systemet på din registrering, så du hele tiden har adgang til de relevante oplysninger.

En årsagsanalyse bør selvsagt ikke være en statisk øvelse, men en dynamisk proces, der fører til varige forbedringer. Og der skal naturligvis følges op med data for at sikre, at en løsning faktisk virker – fx ved at opsætte KPI’er for forbedringer, automatisere dataindsamling fra sensorer eller systemer og skaffe realtidsindsigt i kvalitetsniveauet.

Men pointen er enkel: Der er guldgruber at udnytte ved at være rageknivsskarp på, hvordan årsagsanalyse kan blive en integreret del af dit kvalitetsarbejde.

Hvilke strategiske grundregler bør ethvert ledelsessystem hvile på? Hvad er vigtigst at eksekvere på undervejs i et implementeringsforløb – og hvad gør du klogt i at undgå?

Det er spørgsmål, jeg godt gad have haft what-to-do og what-not-to-do svar på forud for de implementeringer, jeg har stået til måls for. Så her får du mine gode (og mindre gode) erfaringer med, hvordan du holder fast i vejgrebet på jeres proces.

• BUSINESS CASE – Beskriv krav, forventninger, succeskriterier og risici ved udskiftning af system. Det kan blive et godt opslagsværk til senere brug.
• INVITÈR LEDELSEN TIL STYREGRUPPEMØDE – Fremsend din business case forud for mødet og afstem dine forventninger til mødets udfald.
• GODKENDELSE – Når projektet er godkendt, så sørg for at holde ledelsen op på de ressourcer, der er givet til projektet.

Mit bedste råd i denne fase er nok; vent ikke for længe med at gå i gang. Det er nu, du har momentum og milepælsfornemmelser.

Et ledelsessystem kan meget, og der skal tages stilling til indhold, relevans og til, hvordan det optimeres uden at inkludere unødvendige elementer:

• PROJEKTGRUPPE – Brug tid på at finde ud af, hvordan systemet skal bygges op. Det er vigtigt, at strukturen er på plads.
• BRUG IPW – Introkurser og sparring er vigtigt i starten. Jo bedre forberedelse, desto nemmere bliver selve arbejdet.
• GÅ PÅ OPDAGELSE I SYSTEMET– Prøv systemet af og lær funktionerne bedre at kende. Det er nemmere at gøre, når du er i opbygningsfasen.
• TÆNK PÅ BRUGERNE – Jo bedre opsætning du kan lave til brugerne, jo nemmere får du ved at lave en succesfuld implementering sidenhen.
• INVOLVÈR DINE INTERESSENTER – Spørg afdelingerne, hvordan de vil have opsætningen (her er det en god idé først at have nogenlunde styr på overblikmenuer, dokumentlister mv.)

Jeg har også erfaret, hvor stor betydning brugerinvolvering har for at øge accepten af det nye system og mindske modstand mod forandringer. Det er, groft sagt, afgørende at få så mange som muligt i mål.

DO’S

• Forberedelse er altafgørende for succes!
• Vær realistisk i din tidshorisont.
• Inddrag afdelinger, så de kan medskabe deres egen platform
• Tag elefanten i bidder. Opdel implementeringen i faser (dokumentstyring, interne afvigelser, leverandørstyring, reklamationsstyring, kompetencestyring, datavisualisering etc.

DONT’S

• Det er svært at komme tilbage med ’Kan jeg få flere penge, tak.’ Husk at sætte lidt ekstra af til implementering. Hvorfor? Fordi du får brug for et klippekort på support den første tid.
• Forsøg ikke at lege helt! Vær obs på at uddelegere opgaver.
• Sørg for, at flere i organisationen kan ændre/udvikle i systemet. En opsigelse kan skabe akut mangel på ressourcer.
• Brugergrupper ER vigtige. Det er træls at lave noget fundamentalt om sidenhen.

Og så bare lige: Rigtig god fornøjelse med at holde projektet i hånden. Husk, det er en langsigtet indsats, der kræver tålmodighed, opbakning og stor involvering af brugerne (det havde jeg lige brug for at gentage), inden I sammen surfer succesfuldt hen over målstregen.

Der er nok af udfordringer at få øje på og forholde sig til i det nye år, som vil påvirke hele virksomheden ret markant. Så det giver mening at træde et skridt tilbage og afklare prioriteterne, mens der stadig er tid.

Hvad skal der ske med kvalitetsledelsen? Hvad er det vigtigste, vi skal tage stilling til – og hvad skal vi gøre ved det?

På den store 2025-dagsorden er der særligt tre hovedtemaer:

1. Stigende lovkrav til compliance-workflow

2. Ny, transformerende teknologi vælter ind over os

3. Krav om bæredygtighed vil kun vokse

Så hvad skal du prioritere? (hint: En digital strategi er vigtigere end nogensinde)

Det spørgsmål, du vil stille dig selv, er naturligvis: Har du nok ressourcer? Har medarbejderne de kompetencer, der skal til for at navigere i en bæredygtighedsfokuseret fremtid?

Og selvfølgelig handler det om ressourcer. Men det er mere end det.

Fordi både lovkrav og mængden af data vokser så stærkt, er dit faglige ansvar ikke længere kun kvalitetsledelse. Det er også at tage rollen som en datadrevet, strategisk leder, der kalibrerer perspektiverne for, hvordan AI-løsninger kan styrke virksomhedens kvalitetskultur:

1# Hav enøjet fokus på kerneopgaven

Som absolut topprioritet. Tilpas strategier til at udnytte teknologiens potentiale på virksomhedens kerneprocesser.

Tænk over:

• Hvad er de vigtigste kerneopgaver i vores forretning?
• Hvad er egentlig vores digitale strategi?
• Hvad kan vi lære af data – anvender vi vores data værdifuldt?

2# Tag aktion på god risikoledelse

Også supervigtigt. Husk: Digitaliseret compliance reducerer risikoen for fejl, identificerer risici før de opstår, beskytter data og gør det muligt at håndtere dem effektivt.

Tænk over:

• Hvor er de største trusler mod kvalitet og compliance?
• Hvordan udnytter vi teknologi til at samle data på tværs af systemer?
• Hvordan skaber vi awareness blandt medarbejderne om hacking, phishing og datalækager?

3# Tilpas procedurerne

Ledestjernen er at overholde kvalitetskrav uden unødig kompleksitet. Følger I ISO-standarderne er I godt på vej, for så er I allerede inde i rutinen og processerne.

Tænk over:

• Har vi taget stilling til de praktiske konsekvenser af stigende dokumentationskrav?
• Hvordan skaber vi transparens i vores praksisser for datahåndtering, arbejdsforhold og miljøpåvirkning?
• Hvilke gevinster opnår vi med digitale procedurer?

Hent artiklen som pdf

Begrebet dokumentstyring er bredt, og der findes mange typer dokumentations-platforme. I udgangspunktet tror nogen, at en platform drevet gennem Stifinder kan det samme som et dokumentstyringssystem, og derfor taler de om Word, Excel og andre systemer, hvor der kan laves dokumentation. Men det er ikke det samme. Og det har stigende betydning at have styr på sammenhængen mellem jeres dokumentstyringssystem og den øvrige dokumenthåndtering.

For hvilke dokumenttyper bør ligge på hvilke platforme – og hvad bør ikke? Hvordan skaber man den bedste sammenhæng mellem dem? Og hvad betyder nybrud som AI for organisationens dokumentstyring og integriteten af data?

Man skal imidlertid ikke konvertere alt til IPW-dokumenter. Nogle ting giver mening at beholde i de klassiske dokumentformater:

• Tegninger, for eksempel. IPW er ikke en tegningsdatabase.
• Projektstyringsmapper
• Skemaer og tabeller med ekstremt specifikke krav til print-format
• Omfangsrige mængder produktblade (måske lavet i et PLM-system eller produktionsstyringssystem)

Det sidste, den store mængde produktblade, kan sagtens uploades i en filmappe i IPW, så de ligger tilgængelige som PDF’er. Men det giver ingen værdi. Har du et tegningsprogram, som, når der kommer ny version, spytter det ned en Sharepoint-mappe, hvorfor så programmere noget, som også automatisk smider det ind i IPW, hvis der blot kan indsættes et link?

Så placeringen af dokumenter er ikke sort/hvidt. Du skal gennemtænke organisationens setup og vurdere gevinsten:

Har vi medarbejdere, der er udfordrede på tidstung tilgang til systemet? Det dokument, jeg skriver her, tilgår medarbejderne det via mobiltelefon? Er vi udfordrede på appendix med lange term-forklaringer som arkiv på bagsiden af alle instruktioner og procedurer, fordi medarbejderne ikke forstår forkortelser?

Og så videre.

Har du en lang række gode, gammeldags dokumenter, kan du i øvrigt vælge at smide dem direkte ind i IPW, så du får styring på, hvem er ansvarlig og godkender, bygget en god struktur og renset ud. I step 2, kan du – næste gang du ajourfører

dokumentet – tage stilling til, om dokumentet skal konverteres til at være IPW’s rent webbaserede dokumenter eller ej.

Få en praksisnær vurdering af,
hvordan du udnytter mulighederne i jeres setup

Det vigtige er, at du gør viden tilgængelig på en måde, så medarbejderne kan finde det, og får en sømløs oplevelse af sammenhængen mellem alle grene af systemer. Og her er der ikke tale om integrationer, men almindelig link-building med url-links. Virkelig simpelt. Bare sørg for at have sider i IPW, der forklarer, hvor brugeren finder den aktuelle fil med direkte link til mapper i fx Sharepoint

Påstand: AI gør organisationens ledelsessystem (endnu mere) kritisk!

I fremtiden søger du ikke – du spørger en intern AI. Men den AI er I nødt til selv at kontroller, så der er styr på data, og den skal trænes og fodres med opdateret viden.

Det har en indbygget forudsætning: At organisationens ledelsessystem altid er opdateret.

Hvorfor? Fordi validiteten af, hvad der står i ledelsessystemet, bliver fuldstændig kritisk. Mange tænker ’bare alt er opdateret til audit, så går det nok…’ Nej! Det er afgørende, at alt bliver løbende ajourført i hver en krog, for når medarbejderne spørger en AI, skal de kunne stole på dets svar (og det har mennesker en tendens til at gøre temmelig blindt).

Du kan imidlertid ikke forvente, at data alle mulige steder på organisationens fællesdrev er valide, for intet forhindrer medarbejderne i at omskrive, kopiere, flytte rundt på filer og skrive deres egne udgaver. Og er dataene unøjagtige, fejlbehæftede eller forældede, vil AI uundgåeligt levere fejlagtige analyser og upålidelige svar.

Derfor bliver datakilden sindssyg vigtig, og derfor tager IPW-kunder, som er i gang med at bygge interne AI-maskiner, afsæt i materiale, der ligger i IPW. For data her er sandheden. De sikrer også, at alle forretningskritiske dokumentfiler (skabeloner etc.) styres og håndteres i IPW – med links til alle øvrige dokumenter på Sharepoint eller andet fællesdrev.

Mange virksomheder er allerede godt i gang med grøn omstilling, mens andre lige nu tager deres første skridt mod en bæredygtig fremtid – presset af bl.a. CSRD-direktivet og kunder. Uanset hvor de er i processen, har de ESG-ansvarlige én ting til fælles: De kæmper med at få hverdagen til at hænge sammen med de ambitiøse bæredygtighedsmål.

I denne guide fortæller Senior Solution Specialist, Anton Weijsenfeld, om, hvordan din virksomhed kan håndtere nogle af de udfordringer, der følger med grøn omstilling.

Bliv klogere på, hvordan I kan tage kontrol over jeres bæredygtighedsinitiativer:

ESG/Bæredygtighed og IPW