Mange af os opretter fancy PowerBI Dashboards i et væk; Smart er det, og godt ser det ud! 

Men risikoen for, at det stopper ved de flotte grafer og diagrammer, er stor. Det skyldes, at næsten lige så mange af os glemmer at prioritere det efterfølgende, gentagne analysearbejde. Det analysearbejde, som netop er det, der kan give de vigtige indsigter, som gør ALT smartere. 

Det store spørgsmål er, hvordan du sikrer og højner kvaliteten af visualiserede data? Her er der i hvert fald tre svar, du bør tage med under armen: 

Større og børsnoterende virksomheder er gennem flere år blevet mødt af voksende rapporteringskrav, mens der for almindelige SMV’er endnu ikke er tale om lovkrav, men frivillige standarder. Presset fra kunder og samarbejdspartnere med branchekrav på compliance er imidlertid voksende. Der er stor brandværdi i at være certificeret. Fx mener 66%, at standarder er vigtige for den grønne omstilling i deres branche. Det viser en analyse fra Oxford Research blandt danske virksomheder, der arbejder med standarder.

Så når to ud af tre SMV’ere ikke eller næsten ikke arbejder med grøn omstilling og hen mod en certificering, skyldes det ofte en oplevelse af manglende ressourcer. En certificeringsproces er krævende, og der kan synes højt op ad det bjerg for en mindre produktionsvirksomhed.

Brug fleksibiliteten i standarden til at skabe værdi

Men selvom motivationen for at blive certificeret måske er styret af frygt eller modvilje, kan processen – med det rigtige mindset – være en kæmpe opportunity. Den overordnede ramme, certifikatet på væggen, kan du ikke gøre noget ved, men du kan bruge fleksibiliteten i standarden til at skabe værdi på det modenhedsniveau din virksomhed har og lægge fundamentet til fremtiden.

Med andre ord: Se det som en mulighed, når I nu alligevel skal gøre det.

7 vigtige overvejelser, du bør gøre dig

1. FORANKRING I LEDELSEN
   Topledelsen skal vise lederskab og aktivt deltage i processen. Hvis ledelsen ikke er engageret, mindskes sandsynligheden for succes – og i bedste fald ender man med et ledelsessystem, som er afkoblet fra den daglige drift.
2. ITALESÆTTELSE
   De systemansvarlige skal udvikle sig fra administratorer og compliance til at være sparringspartnere, som skaber bevidsthed i organisationen. De skal også formå at lægge en kommerciel vinkel på kvalitetsarbejdet.
3. UDDANNELSE
   Alle medarbejdere skal forstå standardens krav til dokumentation, processer og overvågning. Opmærksomhed på procedurer, mål og politikker er afgørende.
4. RESSOURCEALLOKERING
   Vær forberedt på at afsætte den nødvendige tid, medarbejdere og økonomi til certificeringen.
5. LEDELSESSYSTEM TIL SPORBARHED
   ISO-standarder kræver omhyggelig dokumentation af processer. Etablér et veludviklet system til at håndtere det – også for at lette det interne ressourcebehov i det fremadrettede systemvedligehold.
6. FOR KOMPLEKS IMPLEMENTERING
   Undgå at gøre processen mere kompliceret, end den behøver at være. Hold det simpelt og effektivt. Et overdokumenteret system kan også være en afvigelse.
7. LØBENDE VEDLIGEHOLD
   ISO-certificering kræver løbende vedligehold og forbedring. Ignorér ikke det efter certificeringen. Se det som en proces, hvor certificeringen er starten på en intern udvikling i virksomheden.

Mere om ISO certificering? 

Hop til vores side “ISO 9001 stiller krav til dit kvalitetssystem“

Selvom Business Intelligence – også kaldet BI – bliver mere og mere udbredt, har mange kvalitetsansvarlige et begrænset kendskab til, hvordan de opnår den fulde værdi af BI-værktøjer og metoder. Andre kvalitetsansvarlige er i gang med at tage bestik af muligheder og etablere den grundlæggende digitale BI-infrastruktur, men er endnu ikke i mål.

I begge tilfælde gælder det, at vejen hen til en fuldt udbygget BI-strategi og en datadrevet beslutningskultur i høj grad afhænger af virksomhedens digitale modenhed og en dedikeret indsats for at integrere data fra forskellige kilder. Den stærke BI-strategi kræver også, at man opbygger nogle gode analytiske modeller, så man sikrer, at de rette medarbejdere og beslutningstagere har adgang til relevant information.

Arbejder din virksomhed allerede i IPW, er I heldigvis langt i forhold til at kunne udnytte jeres indsamlede data til at håndtere konstante forandringer, identificere fejlslutninger, få øje på nye forretningsmuligheder og opbygge en agil og tilpasningsdygtig virksomhedskultur.

Digitalisering er en konstant modenhedsrejse

Der er stor forskel på virksomheders digitale niveau, men det er en fælles præmis, at digitalisering er en vedvarende modenhedsrejse.

1. Digitalisering af processer – fx med IPW-formularer
   Etablering af en grundlæggende digital infrastruktur. IPW-entusiaster er i gang med netop det, for det er (blandt andet) det, man gør ved at bruge IPW formularer som dataopsamlingsredskab.
2. Digital tilstedeværelse – fx E-handel og SoMe strategi
   Digitalisering ses som en helhed i forhold til forretningen, og man opererer med en eller anden form for digital markedsføringsstrategi.
3. Dataanalyse/Datavisualisering – fx Power BI
   Next level og det, som vi kigger på her. Her handler det om dataudtræk og formidling af live data til ledelse og medarbejdere. Kvalitetsledelsen træder et udviklingstrin op, og kan visualisere komplekse datasæt med ultrapræcise og letforståelige modeller.
4. IT-sikkerhed
   Jo mere digitale vi bliver, jo større krav bliver der til systemer. Derfor oplever du sandsynligvis, at din virksomhed arbejder meget mere med IT sikkerhed, end den gjorde for bare 2-3 år siden.
5. Innovation via teknologi – industri 4.0 (loT, AI, machine learning)
   Øverste trin er at anvende digital innovation og -værktøjer i forhold til sin forretning, produktudvikling og processer.

Det skal du være opmærksom på før dataudtræk på den enkelte formular

Så ingen tvivl om, at BI er et konkurrenceparameter, som giver værdifuld indsigt ved optælling af produktafvigelser, nærved-hændelser, audit, safety overview og meget andet – opdelt afhængig af, hvilke modtagere data er tilgængelige/præsenteres for.

Inden du påbegynder processen med datavisualisering, bør du nemlig forholde dig til, hvad det enkelte dashboard skal resultere i, når du er færdig med at arbejde med dine data.

Først og fremmest: Hvem er målgruppen for det dashboard, du vil publicere – og hvilket budskab ønsker du at formidle?

Det næste, før du gør brug af PowerBI eller Excel-data, er at tage et stykke papir og tegne, hvad du konkret vil præsentere din modtager for. Det at have noget visuelt at forholde sig til, gør ting meget nemmere at arbejde med, for man kan hurtigt komme til at fokusere for dybt på data og glemme, at det skal formidles til modtager.

Opbyg det rigtige datagrundlag

Det vigtige er at opsætte formularer med hensigtsmæssige felter og datatyper. Når du har et antal registreringer – hvad kunne så være interessant at benchmarke op imod? Det er rart at have en markering af, om man når targets, så i stedet for bare at registrere antal, bør man have et forholdstal på hændelser, som man holder imod fx antal medarbejdere.  

Alle, der arbejder i IPW, kender allerede deres datamodeller på relevante områder i processen, for de har selv valgt deres datainput. Men er der tale om formularer uden mange faste værdier, kan en IPW konsulent hjælpe med at sikre det gode grundlag for at opnå nye, interessante indsigter.

Digitalt ledelsessystem?

Her er syv vigtige skridt til

en vellykket bruger-onboarding

Du ved, hvor essentielt det er at omsætte strategiske målsætninger til konkret adfærd og daglig praksis. Så hvis du fik til opgave at skabe ejerskab for et nyt ledelsessystem – hvordan ville du så gribe det an?

Hvilke aktiviteter ville du lade styre onboarding processen? Hvordan ville du undgå at stå i vejen for dine egne systemambitioner? Og hvordan ville du analysere input og sætte en retning?

Det spørger vi Jonas Eilsø, UX designer hos Junto Studio, om. Hver dag hjælper han virksomheder med udfordringer på brugeradfærd og brugervenlighed og alt det, der har det med at drille. Her giver han syv bud på, hvordan du jonglerer med onboarding processen af et nyt ledelsessystem:

Hvad ser du som den største faldgrube ved IT-projekter, fx ved implementering af nyt ledelsessystem?

”Det er en klassiker, at ledelsen og de systemansvarlige har et lidt enøjet fokus på tid og ressourcer. Når de har fundet deres vej med selve systemudviklingen og den tekniske del af implementeringen, løber de hurtigt ned ad den. Der er også en tendens til at lægge ud med et komplekst setup i stedet for at starte simpelt og tage sig tid til at inddrage de nære perspektiver fra medarbejderne. I mine øjne bør onboarding af brugerne være et fuldt prioriteret forretningstiltag. Man skal huske, at system ikke er bedre end sine brugere.”

Hvordan formidler man implementeringen af det nye system til medarbejderne?

”Først og fremmest er det vigtigt at få onboarding processen til at handle om mere end information. Betragt det som en udviklingsrejse. Det gælder om at aktivere hele organisationen og få skabt involvering i projektet fra start. Den daglige bruger skal inddrages og inkluderes på en positiv måde, der gør brugeren til en aktiv deltager i stedet for et gidsel. Det bløder brugerne op for forandring. Men du vil kun kunne skabe engagement, når du kan overbevise dem om, at systemet gør deres arbejde nemmere/hurtigere/sjovere. Del salgstalen for systemet op i brugersegmenter, så du kan formidle værdien og fordelene for netop dem.”

Men hvordan håndterer man modstand fra ’løbe skrigende væk’- kollegatyper?

”Du skal gøre dig klart, at du ikke kan gøre alle tilfredse. Prøver du på det, så fejler du. Kommuniker i stedet, at du er åben over for input og brug energi på at finde fælles fodslag med eventuelle modspillere. Stil mange spørgsmål og vær inviterende. Det fungerer generelt bedst med en drypvis introduktion og implementering af systemet, hvis det er muligt. Det bør være en glidende proces, hvor medarbejderen ikke udsættes for et bombardement af information.”

Hvordan kan man bruge UX design som motivation til, at systemet bliver brugt?

”Design af brugerfladen i systemet kræver omhyggelig overvejelse. Gennemtænk alle designelementer. Det skal være nemt og intuitivt at navigere rundt, og det overordnede arbejdsflow skal give mening. Derfor forudsætter den gode onboarding-oplevelse, at du har en klar forståelse af brugernes hverdag og behov. Det forudsætter også, at du holder brugerfladen simpel, og fjerner al funktionalitet og indhold, som ikke skal bruges. Alt for ofte hører jeg beslutningstagere sige, at de lige beholder den funktionalitet, fordi det kunne jo være, at den skal bruges senere. Eller ”Den funktion skal I ikke bruge, men det er en standard i systemet, så den er der bare”. Det er med til at skabe kompleksitet, og når man skal lave en adfærdsændring – som et nyt system er – så skal alt unødig kompleksitet fjernes.”

Hvordan styrker man lettest medarbejdernes forståelse for systemet? Er løsningen fx træning, workshops, kurser?

”Min klare anbefaling er: Lav en veltilrettelagt brugerintroduktionsproces, der inkluderer både introduktion, træning og tilvænning. Sørg for, at alle interessenter får hands-on fortrolighed med, hvordan nøglefunktioner fungerer. Men gør det ikke komplekst. Fokusér på det, der betyder noget. Udover at medarbejderne hurtigt bevæger sig hjemmevant på platformen, reducerer en ordentlig oplæring også antallet af supportanmodninger. Brugere, der forstår, hvordan de arbejder i systemet, har mindre brug for support, så virksomhedens omkostninger til support reduceres. Brugerne glæde ved systemet forhøjes også markant.”

Hvordan indsamler og analyserer man data omkring brugeradfærd, så man løbende kan optimere systemet?

”Jeg foreslår, at du opsætter 5-7 adfærdsmål for systemet med fokus på de primære brugerrejser, som der løbende holdes øje med. Sørg for, at du har mulighed for at kunne trække den relevante adfærdsdata ud af systemet. Risikoen kan være, at man let drukner i dataoverload og mister overblikket, så kig kun på de opsatte mål.”

Hvordan sikrer man, at der fortsat optimeres på og arbejdes med systemet?

”Du skal være opmærksom på hele tiden at sikre den brede involvering og opfordre brugerne til at bidrage med input. Vis, at idéudveksling er værdifuld, og at feedback tages seriøst ved løbende at optimere på baggrund af brugerinput. Generelt er det vigtigt, at du deler og synliggør både mål og viden med hele virksomheden, så systemet bliver ved med at være top of mind.”

Leverandørstyring og tilbagevendende leverandørevaluering er nøgleelementer i flere ledelsesstandarder, blandt andet så forskellige standarder som ISO 9001 og ISO 27001. Vi kan ikke fortælle dig, hvordan du skal evaluere dine leverandører. Det ved du givetvis langt bedre end os. Vi kan derimod godt give dig inspiration til, hvordan du kan strukturere dine leverandører, og hvilke informationer du kan samle omkring dem, så du har et bedre grundlag for din evaluering.

IPW Formular

Naturligvis findes der systemer med generiske løsninger til leverandørstyring. Det kan dog være vanskeligt at vælge, for leverandørstyring dækker over meget individuelle behov, der vanskeligt lader sig løse gennem universelle opskrifter.

Derfor er vi glade for at kunne foreslå IPW Formular, som et af dine redskaber i værktøjskassen. Med IPW Formular kan du bygge formularer og workflows til din virksomheds mange forskellige behov for registreringer og struktureret behandling. Også indenfor leverandørstyring og -evaluering. Det er nemt og enkelt, og formularerne kan bygges af dem, der har behovene. Du kan udgive dem i IPW Polaris eller linke til dem fra andre systemer, da det hele er tilgængeligt gennem browseren.

Leverandørformularen

Først og fremmest har du brug for at bygge en formular, der indeholder stamdata omkring dine leverandører. Her er det vigtigt, at du overvejer, hvilke informationer du allerede har andre steder, og hvilke det giver mening, at du vedligeholder i din IPW-løsning. Måske findes der allerede en oversigt over leverandører i mere produktionsnære systemer eller i jeres ERP-system, hvor det er mest relevant, at deres stamdata vedligeholdes.

Det vigtigste er, at leverandøren er entydigt genkendelig. Om det er gennem leverandørens navn eller et leverandørnummer, afgøres alene af din leverandørlistes omfang og hvordan der i forvejen arbejdes med leverandører.

Ændrer din leverandørliste sig hyppigt, fx på grund af et meget stort antal leverandører, så kan det være relevant, at der laves integration mellem din leverandørformular i IPW Metazo og din primære leverandørliste i et andet system. Dette kan vi naturligvis hjælpe med. Vores software stiller dog også et API til rådighed, så personer med programmeringskompetence selv kan udvikle integrationer mellem IPW-systemet og anden software.

Er listen derimod rimeligt konstant, så kan du muligvis sagtens leve med at skulle oprette dem i IPW Metazo også. Alternativt kan du bruge vores importfunktion, hvor du importerer fra en CSV-fil, og anvender enten leverandørnummeret eller leverandørnavnet som nøgle for at få ajourført ændrede oplysninger og tilføjet nye leverandører med jævne mellemrum.

Det forkromede overblik

Leverandørstyring handler naturligvis ikke kun om at holde styr på adresserne på dine leverandører. Det handler om at samle alle nøgledata om din virksomheds samarbejde med leverandøren. Leverandørposten skal derfor være indgangen til alle relevante oplysninger om dit samarbejde med den enkelte leverandør.

Afhængigt af din virksomhed kan det være relevant at vedligeholde en liste over, hvilke produkter den enkelte leverandør er godkendt til at levere.

Indgangskontrol og stikprøver

Det er også under leverandørerne du kan have et faneblad med dine stikprøvekontroller fra din indgangskontrol. Det er vanskeligt for os at give enkle, universelle råd til opbygning af formularer til stikprøvekontrol, da det afhænger meget af omfanget og variationen af produkter fra leverandører.

Har du en relativt snæver mængde af råmaterialer, der modtages fra leverandører, så kan du meget nemt – blandt andet ved hjælp af betinget visning – lave én samlet stikprøvekontrolformular, der dækker alle råmaterialer.

Har du derimod et meget stort antal råmaterialer, og mange forskellige parametre, de vurderes på, så kan det være en god ide at lade os assistere med at udforme en løsning. Vi har god erfaring med at lave dynamiske formularer til indgangskontrol, hvor alt er samlet i én formular, og hvor målepunkter og tolerancer ændrer sig afhængigt af det valgte produkt. Det kan for eksempel også bruges til at arbejde med indre og ydre tolerancer, hvor der kan dispenseres for at arbejde videre med en leverance, der overskrider den indre tolerance, og måske nem oprettelse af en leverandørafvigelse og leverandørreklamation direkte fra stikprøvekontrollen.

Leverandørreklamationer

Det kommer næppe som en overraskelse, at stikprøvekontrol er afgørende for at kunne foretage leverandørreklamationer. Du vil derimod nok blive overrasket over, hvor ofte dette overses som en mulighed for at forbedre bundlinjen. Vi har set eksempler, hvor der lå et uudnyttet potentiale i den tocifrede millionklasse i refusioner fra leverandører.

Måske er det rigeligt for din virksomhed at arbejde med en simpel leverandørreklamationsformular, eller måske har du behov for at arbejde med en betydeligt mere kompleks 8D-formular. Uanset behovet, så er den strukturerede tilgang til behandling af leverandørreklamationer afgørende for at kunne udnytte det fulde potentiale heri.

Potentialet er naturligvis både en forbedring af de fremtidige leverancer, som styrker både produktionsproces og slutprodukt, men også at kunne indhente refusioner fra leverandører. Og så er det et ganske væsentligt grundlag for leverandørevalueringen.

Leverandørevaluering

Stikprøvekontrol og leverandørreklamationer er jo et ganske naturligt udgangspunkt for den primære leverandørevaluering.

Leverandørevaluering er dog langt mere end dette afhængigt af den enkelte virksomhed. Det handler ikke alene om at vurdere, hvordan det direkte samarbejde om råmaterialeleverancer foregår. Det kan også handle om så forskellige ting som leverandørens opfyldelse af en række kommercielle kriterier, etiske målsætninger, eller om overholdelse af centrale it-sikkerhedsmæssige aspekter, specielt hvis leverandøren er databehandler eller leverandør af kritiske systemer.

Leverandørevalueringen kan derfor også være flere adskilte processer, der forløber med forskellige intervaller og hver især er forankret i enten kvalitetsafdelingen, jura, økonomiafdelingen eller it-afdelingen.

It-afdelingen kan for eksempel være interesseret i at evaluere leverandørens håndtering af persondata, eller opfyldelse af en række it-sikkerhedsrelaterede krav, hvis leverandøren har adgang til jeres netværk eller andre it-ressourcer.

Jura eller økonomi har måske ansvaret for at sikre sig, at leverandøren lever op til krav fra Sarbanes-Oxley Act, opfører sig etisk ansvarligt, har udformet en Code of Conduct for sine medarbejdere, eller arbejder målrettet med FN’s verdensmål, der igen skal underbygge din egen virksomheds dokumentation for arbejde med FN’s verdensmål.

Måske indgår din virksomheds arbejde med risikostyring også i din leverandørevaluering. Hvor stabil er leverandørens geografiske placering. Hvor sandsynligt er det, at der kan opstå problemer med transporten. Er der etableret alternative leverancekanaler. Dette er sandsynligvis elementer, der er relevante at arbejde med i en særskilt formular, der danner grundlaget for din løbende risikostyring.

Leverandørscoren

Dine evalueringer skal naturligvis danne grundlag for din samlede leverandørevaluering – eller leverandørscore om du vil. Denne giver dig et samlet overblik over, hvilke leverandører der bare spiller, og hvor du muligvis skal have taget fat på potentielle problemstillinger.

Vi ville gerne give dig én løsning på det hele. Det er desværre ikke muligt. Leverandørstyring og leverandørevaluering er så stort et område med så mange unikke forhold involveret, at det altid vil være en meget individuel løsning.

Du kan komme langt med strukturering og automatisering på egen hånd ved hjælp af IPW Formular. Har du behov for automatisk scoring af leverandører på tværs af forskellige evalueringsformularer, der vedligeholdes i forskellige afdelinger og med forskellige intervaller, så er det dog noget, vi er nødt til at hjælpe dig med.

Notifikationer

Leverandørstyring opnår sit fulde potentiale, hvis der også sendes automatiske notifikationer til relevante medarbejdere, når vigtige datoer nærmer sig. Det kan for eksempel være:

• Information til kvalitetsafdelingen om, at leverandørens samlede score ikke længere er inden for det acceptable område.
• Påmindelse til den ansvarlige afdeling 14 dage før udløb af seneste evaluerings gyldighedsperiode.

Læs mere om notifikationer på support.ipw.dk

Stadier

Har man et større antal leverandører og mange involverede medarbejdere, så kan det være en god ide at anvende stadier til den løbende behandling af leverandørevalueringer. Så kan der fx være stadier til:

• Evaluering under oprettelse
• Igangværende evaluering
• Godkendt evaluering
• Ikke godkendt evaluering

Husk at slå historik til i formularen og lav mulighed for kommentarer, hvor det er relevant. Så er det nemt at holde overblik over evalueringens livsforløb.

Stadier kan også sagtens anvendes på selve leverandøren, så denne også kan have en livscyklus, fra oprettelse, over genevaluering til ophørt samarbejde.

Læs mere om stadier på support.ipw.dk

Rettigheder

Det er jo ikke alle, der skal kunne det hele. Det er heller ikke alle, der overhovedet skal have adgang til det hele. Med profiler og rettighedsstyring kan du meget præcist styre, hvilke medarbejdere der skal kunne tilgå de enkelte leverandører, reklamationer og evalueringer og hvem, der skal kunne udføre hvilke operationer.

Forretningsenheder

Har du en meget stor organisation, kan du også med fordel tilkøbe forretningsenheder. På den måde er det nemt at anvende de samme formularer på tværs af selskaber og divisioner, men fortsat kun se de leverandører, reklamationer og evalueringer, der knytter sig til din egen del af koncernen.

Læs mere om forretningsenheder på support.ipw.dk

Gør det selv eller få hjælp

Du kan lave meget med IPW Formular. Du kan også få IPW til at hjælpe dig – enten med det hele eller med dele af det. Ingen virksomheders behov er ens. Vi har stor erfaring i at bygge registreringsløsninger af nærmest enhver slags. Selvom du bygger selv, kan vi uden tvivl bidrage med gode forslag til en fornuftig konstruktion, der opfylder lige præcis dine behov. Vi kan også hjælpe med mere avancerede tilbygninger.

Integrationer

Vi har allerede nævnt det ovenfor. Til din leverandørstyring kan det måske være relevant, at formularen med leverandører automatisk ajourføres fra økonomisystemet. Vores system er åbent for, at fx jeres it-afdeling selv kan lave automatiske integrationer. Det er også noget, vi har stor erfaring med og ofte assisterer med.

Rapporter

Med vores datakilde-API kan du lave visualiseringer og statistikker i fx Microsoft PowerBI. Det kan fx være et samlet overblik over alle udestående evalueringer, den samlede mængde stikprøver eller leverandørreklamationer. Vi kan også hjælpe – naturligvis – hvis det ikke er noget, du har lyst eller tålmodighed til at lave selv.

Find yderligere råd og vejledning på support.ipw.dk.

Eller kontakt os, hvis vi sammen skal finde en løsning for jer.

God fornøjelse med din leverandørstyring.