Transparent

Inspiration til leverandørstyring og -evaluering

Vidste du?

30/01-2023

Sådan kan du (helt konkret) håndtere leverandørstyring og -evaluering i IPW

Af: Jan H. Andersen, CTO, IPW Systems A/S

Leverandørstyring og tilbagevendende leverandørevaluering er nøgleelementer i flere ledelsesstandarder, blandt andet så forskellige standarder som ISO 9001 og ISO 27001. Vi kan ikke fortælle dig, hvordan du skal evaluere dine leverandører. Det ved du givetvis langt bedre end os. Vi kan derimod godt give dig inspiration til, hvordan du kan strukturere dine leverandører, og hvilke informationer du kan samle omkring dem, så du har et bedre grundlag for din evaluering.

 

IPW Formular

Naturligvis findes der systemer med generiske løsninger til leverandørstyring. Det kan dog være vanskeligt at vælge, for leverandørstyring dækker over meget individuelle behov, der vanskeligt lader sig løse gennem universelle opskrifter.

Derfor er vi glade for at kunne foreslå IPW Formular, som et af dine redskaber i værktøjskassen. Med IPW Formular kan du bygge formularer og workflows til din virksomheds mange forskellige behov for registreringer og struktureret behandling. Også indenfor leverandørstyring og -evaluering. Det er nemt og enkelt, og formularerne kan bygges af dem, der har behovene. Du kan udgive dem i IPW Polaris eller linke til dem fra andre systemer, da det hele er tilgængeligt gennem browseren.

Lad os tage en snak om IPW Formular

 

Leverandørformularen

Først og fremmest har du brug for at bygge en formular, der indeholder stamdata omkring dine leverandører. Her er det vigtigt, at du overvejer, hvilke informationer du allerede har andre steder, og hvilke det giver mening, at du vedligeholder i din IPW-løsning. Måske findes der allerede en oversigt over leverandører i mere produktionsnære systemer eller i jeres ERP-system, hvor det er mest relevant, at deres stamdata vedligeholdes.

Det vigtigste er, at leverandøren er entydigt genkendelig. Om det er gennem leverandørens navn eller et leverandørnummer, afgøres alene af din leverandørlistes omfang og hvordan der i forvejen arbejdes med leverandører.

Leverandørpost_IPW-leverandørstyring

Ændrer din leverandørliste sig hyppigt, fx på grund af et meget stort antal leverandører, så kan det være relevant, at der laves integration mellem din leverandørformular i IPW Metazo og din primære leverandørliste i et andet system. Dette kan vi naturligvis hjælpe med. Vores software stiller dog også et API til rådighed, så personer med programmeringskompetence selv kan udvikle integrationer mellem IPW-systemet og anden software.

Er listen derimod rimeligt konstant, så kan du muligvis sagtens leve med at skulle oprette dem i IPW Metazo også. Alternativt kan du bruge vores importfunktion, hvor du importerer fra en CSV-fil, og anvender enten leverandørnummeret eller leverandørnavnet som nøgle for at få ajourført ændrede oplysninger og tilføjet nye leverandører med jævne mellemrum.

 

Det forkromede overblik

Leverandørstyring handler naturligvis ikke kun om at holde styr på adresserne på dine leverandører. Det handler om at samle alle nøgledata om din virksomheds samarbejde med leverandøren. Leverandørposten skal derfor være indgangen til alle relevante oplysninger om dit samarbejde med den enkelte leverandør.

Afhængigt af din virksomhed kan det være relevant at vedligeholde en liste over, hvilke produkter den enkelte leverandør er godkendt til at levere.

   

Indgangskontrol og stikprøver

Det er også under leverandørerne du kan have et faneblad med dine stikprøvekontroller fra din indgangskontrol. Det er vanskeligt for os at give enkle, universelle råd til opbygning af formularer til stikprøvekontrol, da det afhænger meget af omfanget og variationen af produkter fra leverandører.

Har du en relativt snæver mængde af råmaterialer, der modtages fra leverandører, så kan du meget nemt – blandt andet ved hjælp af betinget visning – lave én samlet stikprøvekontrolformular, der dækker alle råmaterialer.

Har du derimod et meget stort antal råmaterialer, og mange forskellige parametre, de vurderes på, så kan det være en god ide at lade os assistere med at udforme en løsning. Vi har god erfaring med at lave dynamiske formularer til indgangskontrol, hvor alt er samlet i én formular, og hvor målepunkter og tolerancer ændrer sig afhængigt af det valgte produkt. Det kan for eksempel også bruges til at arbejde med indre og ydre tolerancer, hvor der kan dispenseres for at arbejde videre med en leverance, der overskrider den indre tolerance, og måske nem oprettelse af en leverandørafvigelse og leverandørreklamation direkte fra stikprøvekontrollen.

 

Leverandørreklamationer

Det kommer næppe som en overraskelse, at stikprøvekontrol er afgørende for at kunne foretage leverandørreklamationer. Du vil derimod nok blive overrasket over, hvor ofte dette overses som en mulighed for at forbedre bundlinjen. Vi har set eksempler, hvor der lå et uudnyttet potentiale i den tocifrede millionklasse i refusioner fra leverandører.

Måske er det rigeligt for din virksomhed at arbejde med en simpel leverandørreklamationsformular, eller måske har du behov for at arbejde med en betydeligt mere kompleks 8D-formular. Uanset behovet, så er den strukturerede tilgang til behandling af leverandørreklamationer afgørende for at kunne udnytte det fulde potentiale heri.

Potentialet er naturligvis både en forbedring af de fremtidige leverancer, som styrker både produktionsproces og slutprodukt, men også at kunne indhente refusioner fra leverandører. Og så er det et ganske væsentligt grundlag for leverandørevalueringen.

 

Leverandørevaluering

Stikprøvekontrol og leverandørreklamationer er jo et ganske naturligt udgangspunkt for den primære leverandørevaluering.

Leverandørevaluering er dog langt mere end dette afhængigt af den enkelte virksomhed. Det handler ikke alene om at vurdere, hvordan det direkte samarbejde om råmaterialeleverancer foregår. Det kan også handle om så forskellige ting som leverandørens opfyldelse af en række kommercielle kriterier, etiske målsætninger, eller om overholdelse af centrale it-sikkerhedsmæssige aspekter, specielt hvis leverandøren er databehandler eller leverandør af kritiske systemer.

Leverandørevalueringen kan derfor også være flere adskilte processer, der forløber med forskellige intervaller og hver især er forankret i enten kvalitetsafdelingen, jura, økonomiafdelingen eller it-afdelingen.

It-afdelingen kan for eksempel være interesseret i at evaluere leverandørens håndtering af persondata, eller opfyldelse af en række it-sikkerhedsrelaterede krav, hvis leverandøren har adgang til jeres netværk eller andre it-ressourcer.

Jura eller økonomi har måske ansvaret for at sikre sig, at leverandøren lever op til krav fra Sarbanes-Oxley Act, opfører sig etisk ansvarligt, har udformet en Code of Conduct for sine medarbejdere, eller arbejder målrettet med FN’s verdensmål, der igen skal underbygge din egen virksomheds dokumentation for arbejde med FN’s verdensmål.

Måske indgår din virksomheds arbejde med risikostyring også i din leverandørevaluering. Hvor stabil er leverandørens geografiske placering. Hvor sandsynligt er det, at der kan opstå problemer med transporten. Er der etableret alternative leverancekanaler. Dette er sandsynligvis elementer, der er relevante at arbejde med i en særskilt formular, der danner grundlaget for din løbende risikostyring.

 

Leverandørscoren

Dine evalueringer skal naturligvis danne grundlag for din samlede leverandørevaluering – eller leverandørscore om du vil. Denne giver dig et samlet overblik over, hvilke leverandører der bare spiller, og hvor du muligvis skal have taget fat på potentielle problemstillinger.

Vi ville gerne give dig én løsning på det hele. Det er desværre ikke muligt. Leverandørstyring og leverandørevaluering er så stort et område med så mange unikke forhold involveret, at det altid vil være en meget individuel løsning.

Du kan komme langt med strukturering og automatisering på egen hånd ved hjælp af IPW Formular. Har du behov for automatisk scoring af leverandører på tværs af forskellige evalueringsformularer, der vedligeholdes i forskellige afdelinger og med forskellige intervaller, så er det dog noget, vi er nødt til at hjælpe dig med.

 

Notifikationer

Leverandørstyring opnår sit fulde potentiale, hvis der også sendes automatiske notifikationer til relevante medarbejdere, når vigtige datoer nærmer sig. Det kan for eksempel være:

  • Information til kvalitetsafdelingen om, at leverandørens samlede score ikke længere er inden for det acceptable område.
  • Påmindelse til den ansvarlige afdeling 14 dage før udløb af seneste evaluerings gyldighedsperiode.

Læs mere om notifikationer på support.ipw.dk

 

Stadier

Har man et større antal leverandører og mange involverede medarbejdere, så kan det være en god ide at anvende stadier til den løbende behandling af leverandørevalueringer. Så kan der fx være stadier til:

  • Evaluering under oprettelse
  • Igangværende evaluering
  • Godkendt evaluering
  • Ikke godkendt evaluering

 

Husk at slå historik til i formularen og lav mulighed for kommentarer, hvor det er relevant. Så er det nemt at holde overblik over evalueringens livsforløb.

Stadier kan også sagtens anvendes på selve leverandøren, så denne også kan have en livscyklus, fra oprettelse, over genevaluering til ophørt samarbejde.

Læs mere om stadier på support.ipw.dk

 

Rettigheder

Det er jo ikke alle, der skal kunne det hele. Det er heller ikke alle, der overhovedet skal have adgang til det hele. Med profiler og rettighedsstyring kan du meget præcist styre, hvilke medarbejdere der skal kunne tilgå de enkelte leverandører, reklamationer og evalueringer og hvem, der skal kunne udføre hvilke operationer.

 

Forretningsenheder

Har du en meget stor organisation, kan du også med fordel tilkøbe forretningsenheder. På den måde er det nemt at anvende de samme formularer på tværs af selskaber og divisioner, men fortsat kun se de leverandører, reklamationer og evalueringer, der knytter sig til din egen del af koncernen.

Læs mere om forretningsenheder på support.ipw.dk

 

Gør det selv eller få hjælp

Du kan lave meget med IPW Formular. Du kan også få IPW til at hjælpe dig – enten med det hele eller med dele af det. Ingen virksomheders behov er ens. Vi har stor erfaring i at bygge registreringsløsninger af nærmest enhver slags. Selvom du bygger selv, kan vi uden tvivl bidrage med gode forslag til en fornuftig konstruktion, der opfylder lige præcis dine behov. Vi kan også hjælpe med mere avancerede tilbygninger.

Kontakt os

 

Integrationer

Vi har allerede nævnt det ovenfor. Til din leverandørstyring kan det måske være relevant, at formularen med leverandører automatisk ajourføres fra økonomisystemet. Vores system er åbent for, at fx jeres it-afdeling selv kan lave automatiske integrationer. Det er også noget, vi har stor erfaring med og ofte assisterer med.

 

Rapporter

Med vores datakilde-API kan du lave visualiseringer og statistikker i fx Microsoft PowerBI. Det kan fx være et samlet overblik over alle udestående evalueringer, den samlede mængde stikprøver eller leverandørreklamationer. Vi kan også hjælpe – naturligvis – hvis det ikke er noget, du har lyst eller tålmodighed til at lave selv.

 

Find yderligere råd og vejledning på support.ipw.dk.

Eller kontakt os, hvis vi sammen skal finde en løsning for jer.

 

God fornøjelse med din leverandørstyring.

 

Lad os finde den rigtige løsning til din virksomhed

Book et idémøde, se en demo og find ud af, om du vil have mere hjælp fra os. Det koster dig ikke noget.