Digitalt ledelsessystem?
Her er syv vigtige skridt til
en vellykket bruger-onboarding
Du ved, hvor essentielt det er at omsætte strategiske målsætninger til konkret adfærd og daglig praksis. Så hvis du fik til opgave at skabe ejerskab for et nyt ledelsessystem – hvordan ville du så gribe det an?
Hvilke aktiviteter ville du lade styre onboarding processen? Hvordan ville du undgå at stå i vejen for dine egne systemambitioner? Og hvordan ville du analysere input og sætte en retning?
Det spørger vi Jonas Eilsø, UX designer hos Junto Studio, om. Hver dag hjælper han virksomheder med udfordringer på brugeradfærd og brugervenlighed og alt det, der har det med at drille. Her giver han syv bud på, hvordan du jonglerer med onboarding processen af et nyt ledelsessystem:
Hvad ser du som den største faldgrube ved IT-projekter, fx ved implementering af nyt ledelsessystem?
”Det er en klassiker, at ledelsen og de systemansvarlige har et lidt enøjet fokus på tid og ressourcer. Når de har fundet deres vej med selve systemudviklingen og den tekniske del af implementeringen, løber de hurtigt ned ad den. Der er også en tendens til at lægge ud med et komplekst setup i stedet for at starte simpelt og tage sig tid til at inddrage de nære perspektiver fra medarbejderne. I mine øjne bør onboarding af brugerne være et fuldt prioriteret forretningstiltag. Man skal huske, at system ikke er bedre end sine brugere.”
Hvordan formidler man implementeringen af det nye system til medarbejderne?
”Først og fremmest er det vigtigt at få onboarding processen til at handle om mere end information. Betragt det som en udviklingsrejse. Det gælder om at aktivere hele organisationen og få skabt involvering i projektet fra start. Den daglige bruger skal inddrages og inkluderes på en positiv måde, der gør brugeren til en aktiv deltager i stedet for et gidsel. Det bløder brugerne op for forandring. Men du vil kun kunne skabe engagement, når du kan overbevise dem om, at systemet gør deres arbejde nemmere/hurtigere/sjovere. Del salgstalen for systemet op i brugersegmenter, så du kan formidle værdien og fordelene for netop dem.”
Men hvordan håndterer man modstand fra ’løbe skrigende væk’- kollegatyper?
”Du skal gøre dig klart, at du ikke kan gøre alle tilfredse. Prøver du på det, så fejler du. Kommuniker i stedet, at du er åben over for input og brug energi på at finde fælles fodslag med eventuelle modspillere. Stil mange spørgsmål og vær inviterende. Det fungerer generelt bedst med en drypvis introduktion og implementering af systemet, hvis det er muligt. Det bør være en glidende proces, hvor medarbejderen ikke udsættes for et bombardement af information.”
Hvordan kan man bruge UX design som motivation til, at systemet bliver brugt?
”Design af brugerfladen i systemet kræver omhyggelig overvejelse. Gennemtænk alle designelementer. Det skal være nemt og intuitivt at navigere rundt, og det overordnede arbejdsflow skal give mening. Derfor forudsætter den gode onboarding-oplevelse, at du har en klar forståelse af brugernes hverdag og behov. Det forudsætter også, at du holder brugerfladen simpel, og fjerner al funktionalitet og indhold, som ikke skal bruges. Alt for ofte hører jeg beslutningstagere sige, at de lige beholder den funktionalitet, fordi det kunne jo være, at den skal bruges senere. Eller ”Den funktion skal I ikke bruge, men det er en standard i systemet, så den er der bare”. Det er med til at skabe kompleksitet, og når man skal lave en adfærdsændring – som et nyt system er – så skal alt unødig kompleksitet fjernes.”
Hvordan styrker man lettest medarbejdernes forståelse for systemet? Er løsningen fx træning, workshops, kurser?
”Min klare anbefaling er: Lav en veltilrettelagt brugerintroduktionsproces, der inkluderer både introduktion, træning og tilvænning. Sørg for, at alle interessenter får hands-on fortrolighed med, hvordan nøglefunktioner fungerer. Men gør det ikke komplekst. Fokusér på det, der betyder noget. Udover at medarbejderne hurtigt bevæger sig hjemmevant på platformen, reducerer en ordentlig oplæring også antallet af supportanmodninger. Brugere, der forstår, hvordan de arbejder i systemet, har mindre brug for support, så virksomhedens omkostninger til support reduceres. Brugerne glæde ved systemet forhøjes også markant.”
Hvordan indsamler og analyserer man data omkring brugeradfærd, så man løbende kan optimere systemet?
”Jeg foreslår, at du opsætter 5-7 adfærdsmål for systemet med fokus på de primære brugerrejser, som der løbende holdes øje med. Sørg for, at du har mulighed for at kunne trække den relevante adfærdsdata ud af systemet. Risikoen kan være, at man let drukner i dataoverload og mister overblikket, så kig kun på de opsatte mål.”
Hvordan sikrer man, at der fortsat optimeres på og arbejdes med systemet?
”Du skal være opmærksom på hele tiden at sikre den brede involvering og opfordre brugerne til at bidrage med input. Vis, at idéudveksling er værdifuld, og at feedback tages seriøst ved løbende at optimere på baggrund af brugerinput. Generelt er det vigtigt, at du deler og synliggør både mål og viden med hele virksomheden, så systemet bliver ved med at være top of mind.”
