Kvalitetsledelsessystemer handler – naturligt nok – fortrinsvis om produkter. Og naturligvis om alle de processer, der omgiver tilblivelsen af produkter. Det gør vi for at sikre en mere homogen tilblivelse, færre fejl undervejs, færre kundereklamationer og – i sidste ende – gladere kunder og en større bundlinje.
Vi kan vel i dette forum blive enige om, at få ting er vigtigere for virksomheden at have styr på. Det skulle da lige være, at medarbejderne ikke kommer til skade – eller det der er værre.
At arbejde systematisk med at nedbringe risikoen for arbejdsulykker er heldigvis en indarbejdet proces og kultur i langt de fleste virksomheder. Registrering og behandling af nærved-ulykker er en væsentlig del af dette arbejde. Forankret i et samarbejde mellem arbejdsmiljøorganisationen og kvalitetsafdelingen, uanset hvordan man kombinerer bogstaverne H, S, E og Q.
Systematisk arbejde med nærved-ulykker
Branchearbejdsmiljørådet for Bygge & Anlæg opsummerer i sin pjece ”Fakta om nærved-ulykker” meget præcist, hvorfor det er vigtigt at arbejde systematisk med behandling af nærved-ulykker:
Øget fokus på nærved-ulykker virker på flere måder:
- Se risikoen. Øget fokus betyder først og fremmest træning i at få øje på risici. Kan man ”se” ulykken, før den sker, kan man forebygge.
- Registrer de fundne tilløb eller risikosituationer. Registreringen kan bruges til at se mønstre og sikre videndeling i organisationen fx gennem kampagner, instruktion mm.
- En undersøgelse af, hvorfor den farlige situation opstod, kan give mange informationer, som kan bruges til at forebygge arbejdsulykker. Ofte er der nemlig tale om en kombination af flere faktorer.
- Omsæt ny viden. Gentagne tilløb skal imødegås med ændringer i arbejdsmetoden, indkøb af tekniske hjælpemidler, indskærpelse af sikkerhedsregler eller andre relevante aktiviteter.
Kom godt i gang
Der findes mange systemer, hvori der kan arbejdes med registrering og behandling af nærved-ulykker. Dedikerede arbejdsmiljøsystemer, HR-systemer og onlinetjenester fra serviceleverandører indenfor arbejdsmiljø. Du kan naturligvis også bygge det op som klassiske arbejdsgange omkring emails, Word-dokumenter og alt for brede Excel-regneark.
Eller – du kan lave din egen skræddersyede, dynamiske udgave med IPW Formular.
Vil du vide mere? Vi fortæller gerne!
Med IPW Formular kan du bygge formularer og workflows til din virksomheds mange forskellige behov for registreringer og struktureret behandling. Det er nemt og enkelt, og de kan bygges af dem, der har behovene. Du kan udgive dem i IPW Polaris eller linke til dem fra andre systemer, da det hele er tilgængeligt gennem browseren.
Vi oplever interessen for arbejdet med nærved-ulykker så hyppigt hos vores kunder, at vi allerede har bygget en færdig formular, der kan bruges som udgangspunkt for det videre arbejde. Den leverer vi for et symbolsk beløb til de kunder, der gerne vil hurtigt i gang baseret på best-practices.
I det følgende vil vi fortælle om hovedelementerne i formularen, der kan tjene som inspiration.
Den basale registrering
Vi skal selvfølgelig starte med at registrere de grundlæggende oplysninger om, hvad der skete, hvor og hvornår.
Det er også vigtigt at kunne registrere alt relevant støttemateriale. Billeder af ”gerningsstedet”, det potentielt farlige element eller andet, der kan hjælpe den videre behandling.
Behandlingen af nærved-ulykker
I næste trin er vi klar til at lade den valgte behandler tage sig af sagen. Vi skal analysere nærved-ulykken, finde årsager og komme med forslag til både forebyggende og korrigerende initiativer.
Om man overhovedet vil arbejde med årsagsklassificering, og om der kun skal være én eller eventuelt flere, er nok en smagssag. Det er heldigvis nemt at styre i IPW Formular. Analysen og tiltagene er naturligvis det vigtigste og afgørende.
Opfølgning på tiltag
Er opfølgning nødvendig? Ja, det vil det ganske givet være i langt de fleste tilfælde, når man skal afvente, at tiltag bliver implementeret. I så fald går sagen videre til at afvente opfølgende behandling.
Her kan virksomhedernes behov naturligvis være meget forskellige. De skal måske endda varieres på baggrund af typen af tiltag. Der er stor forskel på indsatsen og varigheden af tiltag, der klares med installationer og så de tiltag, der kræver ændret adfærd blandt medarbejderne.
Den opfølgende del af behandlingen kan i IPW Formular nemt ændres til en fortløbende proces med nye opfølgningsdatoer og fx en historik af kommentarer.
Måske vil du gerne indføre et ekstra trin med en senere evaluering af indsatserne, eller en overordnet godkendelse af ledelsen. I formularer med stadier kan du bygge præcis den proces, der passer bedst til din virksomhed.
Husk at slå historik til i formularen og lav mulighed for kommentarer, hvor det er relevant. Så er det nemt at holde overblik over sagens livsforløb.
Læs mere om stadier på support.ipw.dk.
Dokumentation og vidensdeling
Når den enkelte hændelse er færdigbehandlet, tjener registreringen to formål. Den ene er at fungere som dokumentation overfor arbejdstilsynet. Den anden – og faktisk den vigtigste – er at være både vidensdeling og fremtidig inspiration for de medarbejdere, der er tilknyttet virksomhedens arbejdsmiljøarbejde. Ikke mindst de fremtidige, så vigtige erfaringer ikke går tabt, når stafetten gives videre til de næste.
Notifikationer
Al sagsbehandling opnår sit fulde potentiale, hvis der også sendes notifikationer til relevante medarbejdere, når sager registreres og vigtige datoer nærmer sig. Det kan for eksempel være:
- Information til arbejdsmiljøledelsen og den valgte behandler om, at nærved-ulykken er registreret.
- Påmindelse til den ansvarlige 14 dage før opfølgningsdatoen.
- Information til ledelsen om opfølgningen.
Læs mere om notifikationer på support.ipw.dk.
Rettigheder
Det er jo ikke alle, der skal kunne det hele. Det er heller ikke alle, der overhovedet skal have adgang. I IPW’s software kan du med profiler og rettighedsstyring nemt styre, hvilke medarbejdere der skal kunne tilgå oplysningerne og skal kunne udføre hvilke operationer.
Læs mere om brugere og rettigheder på support.ipw.dk.
GDPR
Hver gang der arbejdes med informationer, der kan henføres direkte eller indirekte til enkeltpersoner, skal man være opmærksom på reglerne i databeskyttelsesforordningen – bedre kendt som GDPR. De gælder, uanset om man behandler nærved-ulykker i notesblokke eller software, og uanset om man selv har lavet løsningen eller ej. Vi har en aftale med juristerne om, at hvis de lader være med at lave software, så undlader vi at lave juridisk rådgivning, vi ikke har forstand på. Her er vi nødt til at henvise til fagkundskaben for kyndig bistand.
Gør det selv eller få hjælp
Du kan lave det hele selv med IPW Formular. Du kan også få IPW til at hjælpe dig – enten med det hele eller med dele af det. Fx ved at starte med vores færdige formular til nærved-ulykker.
Ingen virksomheders behov er ens. Vi har stor erfaring i at bygge registreringsløsninger af nærmest enhver slags. Selvom du bygger selv, kan vi uden tvivl bidrage med gode forslag til en fornuftig konstruktion, der opfylder lige præcis dine behov. Vi kan også hjælpe med mere avancerede tilbygninger.
Automatisering og integration
Der kan være behov for automatisk overførsel af informationer til andre softwareløsninger i HR eller arbejdsmiljøarbejdet.
Arbejdsulykker – eller rettere nedbringelsen af dem – er et hyppigt fokuspunkt og KPI i danske virksomheder. Måske skal antallet af registrerede nærved-ulykker eksponeres på relevante informationstavler i virksomheden, eller vises på forsiden af intranettet.
Vores system er åbent for, at fx jeres it-afdeling selv kan lave automatiske integrationer. Det er også noget, vi har stor erfaring med og ofte assisterer med.
IPW Anywhere
Måske har du mange arbejdssteder. For eksempel i form af byggepladser, skibe, serviceværksteder eller fabrikker i udlandet.
Med vores app IPW Anywhere er det nemt at give udvalgte brugere adgang til hurtigt og enkelt at indberette direkte til en formular. Også selvom de opholder sig steder, hvor der ikke er direkte adgang til virksomhedens interne netværk, hvor IPW-løsningen måske er placeret.
I app’en er det enkelt at komme til formularen, og nemt at vedhæfte billeder direkte fra gerningsstedet. Kontakt os for at høre mere om IPW Anywhere.
